Process

12.0

1. Βελτίωση στην απόκριση του συστήματος
2. Μικροβελτιώσεις στην εμφάνιση

11.9.0

1. Επιδιόρθωση του φίλτρου "Πρόσωπο" στην ενότητα αναζήτησης των εκκρεμοτήτων
2. Διόρθωση στην εξαγωγή υποθέσεων σε αρχείο

8.2 έως 11.8

Ορισμένες εκδόσεις δεν αναφέρονται στη λίστα αλλαγών λόγω εσωτερικών δοκιμών και διορθώσεων που δεν επηρεάζουν τη λειτουργικότητα. Η παράλειψη αυτή δεν επηρεάζει τη συνολική ποιότητα και αξιοπιστία της υπηρεσίας. Ευχαριστούμε για την κατανόηση.

8.1.1

1. Δυνατότητα ορισμού της θέσης της υπογραφής με διπλό κλικ

8.1

1. Πιο γρήγορη εκκίνηση υπόθεσης
2. Διόρθωση ειδοποιήσεων Πρωτοκόλλησης

8.0

1. Βελτίωση των αποτελεσμάτων αναζήτησης τίτλου υπόθεσης και κειμένου εντός εγγράφων
2. Μικροβελτιώσεις στην εμφάνιση
3. To καμπανάκι των ειδοποιήσεων πλέον ενημερώνει για ειδοποιήσεις που συνέβησαν από την τελευταία σύνδεση σας
4. Αναβάθμιση ασφαλείας
5. Διόρθωση σύνδεσης σε Safari browser

7.3

1. Ο Αποδέκτης συμπληρώνεται αυτόματα από τον Αποστολέα του εισερχομένου πρωτοκόλλου. Ο αριθμός πρωτοκόλλου που θα διεκπεραιωθεί, εφόσον είναι μόνον ένας εντός της υπόθεσης, επιλέγεται επίσης αυτόματα:

• κατά τη δημιουργία αιτήματος πρωτοκόλλου
• κατά την ενέργεια πρωτοκόλλου.

2. Βελτιώθηκε το μήνυμα ειδοποίησης για την κατάσταση αποστολής e-mail.

3. Ένα συνημμένο/συνοδευτικό έγγραφο μπορεί πλέον να συνδεθεί με διαφορετικό κυρίως έγγραφο ανά υπόθεση.

7.2

Ορθή Επανάληψη: νέα αναθεωρημένη έκδοση

1. Γίνεται για έγγραφα ολοκληρωμένης υπόθεσης χωρίς επιπλέον βήματα
2. Γίνεται κατευθείαν μέσα από την προβολή εγγράφου
3. Διατηρεί την ονομασία του διορθωμένου εγγράφου, με δυνατότητα γρήγορης αλλαγής
4. Διορθώνει προβλήματα στη δημιουργία Ακριβούς Αντιγράφου
5. Ακολουθεί πρότυπη διαδικασία
   με δυνατότητα ελέγχου και υπογραφής πριν την αποστολή στο Πρωτόκολλο

7.1.1

• Διόρθωση προβλήματος στην εκτύπωση με Firefox 110 🦊

7.1

Ενημέρωση για πρόβλημα στην εκτύπωση (αφορά 7.1 και τις προηγούμενες εκδόσεις)

Στον Firefox 110 υπάρχει γνωστό πρόβλημα στην εκτύπωση: εκτυπώνεται λευκή σελίδα.
Μέχρι την επόμενη αναβάθμιση παρακαλούμε να πραγματοποιείτε λήψη του εγγράφου και εκτύπωση από άλλη εφαρμογή ή να χρησιμοποιείτε προσωρινά διαφορετικό πρόγραμμα πλοήγησης, όπως Chrome.

• Η ένδειξη Περιέχει ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα άλλαξε σε Περιέχει ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες για να μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε περισσότερες περιπτώσεις. Προστέθηκε σχετικό φίλτρο αναζήτησης και η ανάλογη ένδειξη με το εικονίδιο μιας κόκκινης ασπίδας. Επιπλέον δίνεται η δυνατότητα ειδικής μεταχείρισης των αρχείων που έχουν αυτή την ένδειξη. Εφόσον ο φορέας το αιτηθεί, το σύστημα μπορεί να περιορίσει αυστηρά την πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία. Πρόσωπα που δεν εμπλέκονται άμεσα στην υπόθεση τους, δεν μπορούν να τα διαβάσουν, ούτε να κάνουν λήψη, ούτε αποστολή, ούτε κοινή χρήση.

• Για όσους έχουν δικαίωμα ενέργειας πρωτοκόλλου, κατά τη διεκπεραίωση στο πεδίο αποδέκτες συμπληρώνεται αυτόματα ο αποστολέας του εισερχομένου.

• Βελτιώθηκε η διαχείριση αρχείων PDF που προκύπτουν από μετατροπή εικόνας.

• Βελτιώθηκε η διαχείριση σφαλμάτων κατά την υπογραφή μέσω ΚΣΗΔΕ.

• Διόρθωση στη διαχείριση δικαιωμάτων προβολής ύστερα από αλλαγή ανάθεσης εκκρεμότητας.

• Στο ιστορικό καταγράφεται πλέον η ενέργεια πρωτοκόλλου που προκύπτει ύστερα από αίτημα.

• Αυτόματη ενημέρωση με τον αριθμό πρωτοκόλλου στη λίστα εκκρεμοτήτων.

7.0

• Γρήγορη ολοκλήρωση εκκρεμοτήτων 🚀

• Χρωματισμός φάσης υπόθεσης: μπροστά από κάθε εκκρεμότητα εμφανίζεται ένας διακριτικός χρωματισμός ανάλογα με τη φάση της.

Σημείωση

Τα επιλεγμένα χρώματα είναι:
Μπλε: Χρεώσεις
Πράσινο: Κοινοποιήσεις
Πορτοκαλί: Εγκρίσεις
Κόκκινο: Σφάλματα
Μωβ: Χαρακτηρισμοί

• Η επεξεργασία των τύπων αιτήματος (π.χ. "Προς έγκριση") γίνεται πλέον από τις ρυθμίσεις διαχειριστή.

• Δυνατότητα εξαγωγής σε CSV των αποτελεσμάτων αναζήτησης για εκκρεμότητες, υποθέσεις και αρχεία, με δυνατότητα επιλογής συγκεκριμένων πεδίων. Το αρχείο CSV ανοίγει με λογισμικό υπολογιστικού φύλλου όπως το Excel ή to Calc.

  

  

  

• Βελτιωμένη προβολή και υπογραφή σκαναρισμένων εγγράφων που σκαναρίστηκαν με ρύθμιση: οριζόντια (landscape) αντί για κατακόρυφα (portrait).

6.7

• Μεταφορά των επαφών μέσα στις Ρυθμίσεις Οργανισμού

  

• Διόρθωση θέσης υπογραφής τύπου INSIGN

• Διόρθωση απλής αποθήκευσης προτύπου ώστε να μην δημιουργεί, εσφαλμένα, αντίγραφό του

• Οριοθέτηση συνολικού μεγέθους των συνημμένων στο Entrance

• Στο ιστορικό καταγράφεται πλέον το γεγονός διαγραφής εγγράφου

6.6

Ρύθμιση μεγέθους υπογραφής κατά την υπογραφή ενός εγγράφου

• Δυνατότητα αλλαγής μεγέθους της υπογραφής κατά την υπογραφή εγγράφου, διαθέτοντας ανώτατο και κατώτατο όριο

• Βελτίωση μεγέθυνσης εγγράφου κατά την προβολή του
• Δυνατότητα προβολής και αναζήτησης των επαφών μέσα από τις Ρυθμίσεις Οργανισμού

Βοηθητικό πάνελ πληροφοριών εγγράφου

• Κατά την προβολή εγγράφου δημιουργήθηκε ένα βοηθητικό πάνελ με τις πληροφορίες:

  • Εγγράφου, όπου μπορεί να γίνει επεξεργασία και αλλαγή του ονόματος,

  • Πρωτοκόλλου,

  • Εκδόσεων, όπου μπορεί να γίνει εναλλαγή μεταξύ αυτών,

  • Υπογραφών (εάν υπάρχουν),

  • Ετικετών (εάν υπάρχουν),

και την δυνατότητα διαγραφής τελευταίας έκδοσης.

6.5

• Αλλαγή χρωματικού θέματος σε γαλαζοπράσινο
• Δυνατότητα ανεξάρτητης μετακίνησης της υπογραφής και του σχολίου κατά την υπογραφή εγγράφου

6.4

• Βελτίωση των ειδοποιήσεων: άμεση ενημέρωση

6.3

• Αποστολή e-mail: η επιλογή προτύπου έγινε προαιρετική

• Αίτημα πρωτοκόλλου: η επιλογή εγγράφων έγινε υποχρεωτική για όλες τις ενέργειες εκτός από την Αρχειοθέτηση

• Βελτίωση της εμφάνισης

6.2

• Ο χρόνος αναμονής για τη διεκπεραίωση μιας εκκρεμότητας μειώθηκε για όλους κατά 13% και ανάλογα με τους ρόλους έως και 35%.

• Ο χρόνος αναμονής για τη λίστα εκκρεμοτήτων μειώθηκε αντίστοιχα από 10% έως 44%.

• Δεν επιτρέπεται αίτημα διεκπεραίωσης σε αριθμό πρωτοκόλλου που δεν είναι ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ.

• Αν εκκρεμεί αίτημα πρωτοκόλλου σε ένα έγγραφο, δεν επιτρέπεται να γίνει δεύτερο αίτημα μέχρι το αίτημα να διεκπεραιωθεί ή να ακυρωθεί.

• Στο ιστορικό καταγράφεται πλέον το γεγονός ακύρωσης αιτήματος

6.1

• Βελτίωση στη διαχείριση των αποδεκτών και των κοινοποιήσεων. Είναι δυνατή πλέον η επιλογή οργανωτικής μονάδας ή ρόλου. Επίσης δίνεται η δυνατότητα μέσω ρύθμισης, αν οι αποδέκτες και οι κοινοποιήσεις ανήκουν στο οργανόγραμμα να δημιουργούνται αυτόματα προτεινόμενες χρεώσεις και κοινοποιήσεις στο Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο ή μέσω ειδικού βήματος διαδικασίας να εκκινούν οι αντίστοιχες υποθέσεις.

• Στο ιστορικό αρχείου προστέθηκε η δυνατότητα επιλεκτικής προβολής μόνον των Χρεώσεων και των Κοινοποιήσεων.

• Νέα δυνατότητα ακύρωσης υπόθεσης μέσω της εφαρμογής Ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

• Διόρθωση προβλήματος κατά την απάντηση σε εξερχόμενο e-mail από παραλήπτη

6.0

• Στην ψηφιακή υπογραφή καταργήθηκε η επισήμανση με το κίτρινο ερωτηματικό που δηλώνει ότι η εγκυρότητα δεν έχει ελεγχθεί. Ο ενδεδειγμένος έλεγχος της εγκυρότητας ψηφιακής υπογραφής γίνεται από την εφαρμογή Adobe Acrobat Reader.

• Με την "Γρήγορη ματιά" στο ιστορικό αρχείου, οι χειριστές του Process και του Ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου πλέον αποκτούν συγκεντρωτική εικόνα των χρεώσεων και των κοινοποιήσεων που έχουν πραγματοποιηθεί.

• Εμφάνιση της πληροφορίας αποστολής e-mail στις λίστες εκκρεμοτήτων και υποθέσεων

• Νέο φίλτρο αναζήτησης με το e-mail παραλήπτη στις εκκρεμότητες και τις υποθέσεις. Σε επιβλέποντες ρόλους υπάρχει επιπλέον το φίλτρο του αποστολέα του e-mail.

• Νέο φίλτρο αναζήτησης: Αποστολέας Πρωτοκόλλου

• Βελτιώσεις στη χρωματική παλέτα της εφαρμογής

5.6.2

• Διόρθωση προβλήματος στην προβολή ορισμένων σελίδων σκαναρισμένων εγγράφων που εμφανίζονταν με λανθασμένο προσανατολισμό
• Διόρθωση προβλήματος στο κουμπί Λήψη ύστερα από απομακρυσμένη ψηφιακή υπογραφή
• Πλέον οι ανενεργοί χρήστες μπορούν να προβάλουν τις υποθέσεις και τα αρχεία που είχαν πριν να απενεργοποιηθούν

5.6

Διορθώσεις στην αποστολή e-mail:

• πλέον γίνεται μετατροπή των μεταβλητών που περιέχονται στο σώμα του μηνύματος με την τρέχουσα τιμή τους.

• πλέον εμφανίζεται η τιμή της μεταβλητής όνομα συνημμένου αρχείου.

• πλέον τα επισυναπτόμενα έγγραφα με ελληνική ονομασία εμφανίζονται το ίδιο σε όλες τις εγκαταστάσεις.

Διόρθωση προβλήματος αλλαγής της διάταξης του εγγράφου κατά την μετατροπή από Word σε PDF.

5.5.1

• Διόρθωση προβλήματος καθυστέρησης κατά την πρόσβαση σε υπόθεση

5.5

Καλύτερη απόκριση

Η εφαρμογή έγινε πιο γρήγορη χάρη στην ανανέωση και βελτιστοποίηση του κώδικα της

Αίτημα και ενέργεια πρωτοκόλλου

• Δυνατότητα επιλογής φακέλου κατά την πρωτοκόλληση Οίκοθεν
• Δυνατότητα περιορισμού της καταχώρησης Εισερχομένου μόνο από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα

Εκκρεμότητες

• Δυνατότητα αναζήτησης με φίλτρο την ημερομηνία ανάθεσης
• Δυνατότητα αναζήτησης με φίλτρο την προθεσμία

5.4

Ρυθμίσεις οργανισμού - Ρυθμίσεις χρήστη

Ρυθμίσεις οργανισμού - Διόρθωση προβλήματος με την εμφάνιση των ρυθμίσεων των εισερχομένων μηνυμάτων.

• Σε ορισμένες περιπτώσεις, μετά την μεταβολή και αποθήκευση των ρυθμίσεων εισερχομένων μηνυμάτων ( ρυθμίσεις οργανισμού), το σύστημα απεικόνιζε κενή οθόνη.

Ρυθμίσεις οργανισμού - Αλλαγή γλώσσας - Υψηλή ευκρίνεια.

• Διορθώθηκε το πρόβλημα με την αλλαγή γλώσσας και την επιλογή υψηλής ευκρίνειας στην οθόνη των ρυθμίσεων οργανισμού.

Ρυθμίσεις χρήστη - Διόρθωση στοιχείων σύνδεσης στο υποσύστημα πρωτοκόλλησης

• Διόρθωση ζητήματος με απαγόρευση αλλαγών στα στοιχεία σύνδεσης χρήστη. Πλέον ο χρήστης μπορεί να κάνει τις σχετικές διορθώσεις χωρίς πρόβλημα

Διαχείριση υποθέσεων

Εμπιστευτικές υποθέσεις - Ανάθεση σε ομάδα

• Πλέον υποστηρίζεται η ανάθεση υπόθεσης με διαβάθμιση (εμπιστευτική, απόρρητη, άκρως απόρρητη) σε ομάδα χρηστών. Μέχρι πρόσφατα η ανάθεση διαβαθμισμένης υπόθεσης μπορούσε να γίνει μόνο σε πρόσωπο. Είναι πρόδηλο ότι η ανάθεση διαβαθμισμένης υπόθεσης σε ομάδα πρέπει να γίνεται με ιδιαίτερη προσοχή μιας και στην περίπτωση αυτή όλα τα πρόσωπα τα οποία εντάσσονται στην ομάδα (π.χ ένα τμήμα, ρόλος ή συνδυασμός αυτών) αποκτά πρόσβαση στην υπόθεση. Συνεχίζει να εφαρμόζεται ο περιορισμός της πρόσβασης στην υπόθεση απο άτομα της ομάδας και μόνο (χωρίς να επιτρέπεται η πρόσβαση σε προϊσταμένους ή άτομα εκτός ομάδος).

Διαχείριση εγγράφων

• Κατά την ανάρτηση ενός εγγράφου που χαρακτηρίζεται ως συνημμένο, έχει προστεθεί η δυνατότητα να καθορισθεί το κυρίως έγγραφο που αυτό αφορά. Με τον τρόπο αυτό, δημιουργείται σχέση μεταξύ των δύο εγγράφων. Προφανώς ένα κυρίως έγγραφο, μπορεί να έχει απεριόριστο αριθμό συνημμένων εγγράφων.

• Τα συνημμένα έγγραφα "ακολουθούν" το κυρίως έγγραφο σε περιπτώσεις π.χ όπως είναι η αποστολή του εγγράφου προς πρωτοκόλληση (ενέργεια / αίτημα).

5.3

Μεταφόρτωση αρχείων εκτός υπόθεσης

Πλέον δίνεται η δυνατότητα μεταφόρτωσης στο σύστημα από την προβολή των αρχείων.

Δυνατότητα προώθησης ως διαθέσιμο βήμα εφόσον μπορεί να ανατεθεί σε πολλά πρόσωπα.

Απευθείας μετάβαση στη νέα υπόθεση χωρίς να χρειάζεται να πατηθεί το κουμπάκι "Προβολή" με εξαίρεση τις υποθέσεις που εκκινούνται μέσα από άλλη υπόθεση.

Δυνατότητα αλλαγής σε αίτημα ορθής επανάληψης για τους χρήστες που έχουν δικαίωμα απευθείας πρωτοκόλλησης.

4.4

Πρόσβαση από κινητό

Η πρόσβαση από κινητό τηλέφωνο δίνει τις ίδιες δυνατότητες με την πρόσβαση από υπολογιστή, εκτός από την ψηφιακή υπογραφή με USB Smart Token. Υποστηρίζονται όμως δυο τύποι απομακρυσμένης ψηφιακής υπογραφής:

Απομακρυσμένη ψηφιακή υπογραφή DocuSign

Πλέον εκτός από την απομακρυσμένη ψηφιακή υπογραφή ΚΣΗΔΕ, υποστηρίζεται και η απομακρυσμένη ψηφιακή υπογραφή DocuSign.

Νέα οθόνη καλωσορίσματος

Η νέα οθόνη καλωσορίσματος λύνει γνωστά προβλήματα σύνδεσης και επιταχύνει την αποσύνδεση. Πατήστε το κουμπί Είσοδος για να οδηγηθείτε στη γνωστή οθόνη σύνδεσης.

Ορθή επανάληψη

Πλέον η προσθήκη νέας έκδοσης σε πρωτοκολλημένο έγγραφο γίνεται ως ορθή επανάληψη.

Η ορθή επανάληψη καταλήγει ως αίτημα στην εφαρμογή του πρωτοκόλλου, και ολοκληρώνεται εφόσον το αίτημα γίνει αποδεκτό. Είτε ολοκληρώνεται άμεσα από όσους διαθέτουν το δικαίωμα ενέργειας πρωτοκόλλου.

Δυνατότητα αποστολής e-mail από ολοκληρωμένες υποθέσεις

Ενεργοποιήθηκε η δυνατότητα αποστολής e-mail και από ολοκληρωμένες υποθέσεις.

4.3

Απομακρυσμένη ψηφιακή υπογραφή ΚΣΗΔΕ (Κεντρικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων)

Σημείωση

Στις Ρυθμίσεις χρήστη χρειάζεται να συμπληρωθούν τα στοιχεία χρήσης της Απομακρυσμένης ψηφιακής υπογραφής.

Δίπλα στο κουμπί της υπογραφής, εμφανίζεται πλέον το εικονίδιο με το γρανάζι, απ'όπου μπορεί να οριστεί ο τύπος ψηφιακής υπογραφής:

Σχέδιο

Κατά την επισύναψη εγγράφου, προστέθηκε η επιλογή δήλωσης του ως Σχέδιο (Ανυπόγραφο έγγραφο) ή Υπογεγραμμένο. Με την επιλογή Σχέδιο, ύστερα από ψηφιακή υπογραφή και αποστολή στην πρόσφατη έκδοση Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου, γίνεται αυτόματη αφαίρεση των φηφιακών υπογραφών κατά τη δημιουργία ακριβούς αντιγράφου.

Αλλαγή θέματος

Δίνεται η δυνατότητα εναλλαγής μεταξύ σκοτεινού και φωτεινού θέματος, επιλέγοντας το κουμπί με το φεγγάρι/ήλιο επάνω δεξιά.

4.2.8

Βελτίωση κοινής χρήσης αρχείων

Σημείωση

Επάνω σε κάθε αρχείο εμφανίζεται το πλήθος των υποθέσεων στις οποίες συμμετέχει. Τοποθετώντας τον κέρσορα επάνω στο πλήθος των υποθέσεων, εμφανίζεται η λίστα με τα πρόσωπα που εμπλέκονται στις υποθέσεις. Πατώντας με τον κέρσορα, εμφανίζεται το ιστορικό όλων των υποθέσεων στις οποίες συμμετέχει το αρχείο.

Η κοινή χρήση αρχείων είναι η νέα δυνατότητα που συνδυάζει την επισύναψη αρχείων, είτε σε νέα υπόθεση, είτε σε άλλη τρέχουσα υπόθεση και συμβολίζεται με το παρακάτω σύμβολο:

Επιλέγοντας Κοινή χρήση αρχείων από τα κουμπιά ενεργειών που βρίσκονται πάνω δεξιά στην προβολή μιας υπόθεσης ή από το μενού με τις τρεις τελείες του αρχείου ...

εμφανίζονται 2 επιλογές κοινής χρήσης:

• Τρέχουσες υποθέσεις
• Νέα υπόθεση

Η επιλογή Τρέχουσες υποθέσεις, δίνει τη δυνατότητα αναζήτησης και επιλογής των επιθυμητών υποθέσεων για κοινή χρήση αρχείων.

Σημείωση

Η κοινή χρήση αρχείων υποστηρίζεται πλέον και για αρχεία που εμπλέκονται σε ολοκληρωμένες υποθέσεις.

Βελτίωση της εμφάνισης με νέα ευδιάκριτα εικονίδια

Το Process έγινε κομψότερο.

Δυνατότητα εκτύπωσης στοιχείων υπόθεσης

Μπορούν να εκτυπωθούν οι πληροφορίες της υπόθεσης, η λίστα των αρχείων της και το ιστορικό.

Αλλαγή στην έγκριση

Η επιλογή Διαφωνία αντικαθιστά την Επιφύλαξη και την Αντίρρηση.

Δυνατότητα ενσωμάτωσης σχολίου στο έγγραφο κατά την υπογραφή του

Προσοχή

Η δυνατότητα αυτή χρειάζεται ενεργοποίηση από τις ρυθμίσεις του οργανισμού.

Η υποβολή έγκρισης ή διαφωνίας στα έγγραφα που δέχονται ψηφιακή υπογραφή όπως DOCX και ODT, γίνεται μαζί με σχόλιο το οποίο ενσωματώνεται στο έγγραφο.

• Το σχόλιο γράφεται στο ειδικό πλαίσιο που εμφανίζεται κάτω από το έγγραφο.
• Η θέση του σχολίου ορίζεται σέρνοντας ή πατώντας τον κέρσορα επάνω στο έγγραφο.
• Η ψηφιακή υπογραφή τοποθετείται αυτομάτως κάτω από το σχόλιο.

Σημείωση

Σε περίπτωση που δεν υπάρχει διαθέσιμη ψηφιακή υπογραφή, η υποβολή του σχολίου μαζί με έγκριση και διαφωνία χωρίς ψηφιακή υπογραφή, μπορεί να γίνει επιλέγοντας τις τρεις τελείες στα δεξιά του κουμπιού "Υποβολή υπογραφής" και στη συνέχεια επιλέγοντας "Υποβολή σχολίου χωρίς υπογραφή"

Ύστερα από την υποβολή της έγκρισης ή διαφωνίας, με ή χωρίς ψηφιακή υπογραφή, το σχόλιο ενσωματώνεται στο έγγραφο.

4.2.6

Νέα προβολή ιστορικού, κοινή με το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

Δυνατότητα υπογραφής εικόνας JPEG και PNG

• Γίνεται αυτόματη μετατροπή σε PDF

4.2.5.b

Απλούστευση ορισμού εγγράφου ως "Συνημμένο/συνοδευτικό"

• Μπορεί να οριστεί κατά την επισύναψη

• Και στη συνέχεια με κλικ επάνω στον τύπο του εγγράφου

4.2.5

Αλλαγή στην επεξεργασία πληροφοριών εγγράφου

• Στο μενού του αρχείου προστέθηκε η επιλογή Επεξεργασία πληροφοριών. Από εκεί το έγγραφο μπορεί να χαρακτηριστεί ως συνημμένο/συνοδευτικό ή ότι περιέχει ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα.
• Στο μενού του αρχείου προστέθηκε η επιλογή Ετικέτες απ'όπου μπορεί να γίνει προσθήκη ή αφαίρεση ετικετών.

Βελτίωση αιτήματος πρωτοκόλλου

• Για την Διεκπεραίωση, την Αρχειοθέτηση και την Επισύναψη το σύστημα προτείνει λίστα με τους αριθμούς πρωτοκόλλου που συνδέονται με την υπόθεση.
• Γίνεται προληπτικός έλεγχος για το αν το επιλεγμένο πρωτόκολλο προς διεκπεραίωση είναι εισερχόμενο.

4.2.4.b

9/11/2020

Βελτίωση στην χρέωση

• Πλέον υπάρχει η δυνατότητα αφαίρεσης προσώπου ύστερα από επιλογή που περιλαμβάνει πολλά υφιστάμενα πρόσωπα ταυτόχρονα.

4.2.4

30/10/2020

Βελτιώσεις στην χρέωση

• Πλέον δίνονται επιλογές που περιλαμβάνουν πολλά υφιστάμενα πρόσωπα ταυτόχρονα.

• Η επιλογή με το όνομα του υφισταμένου τμήματος περιλαμβάνει όλα τα υφιστάμενα πρόσωπα αυτού του τμήματος.

Βελτιώσεις στην ενέργεια πρωτοκόλλου

• Προσφέρονται διαθέσιμες προτάσεις από την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου, προς συμπλήρωση των πεδίων: χαρακτηρισμός θέματος, τρόπος αποστολής, τρόπος παραλαβής και αποστολέας.

Διορθώσεις

• ενημέρωση του πεδίου "Ανάθεση" στη λίστα εκκρεμοτήτων
• διαγραφή υπόθεσης που περιλαμβάνει μόνον ακυρωμένα αιτήματα πρωτοκόλλου
• δρομολόγηση εργασιών που προέρχονται από την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου με γενική ανάθεση (π.χ. σε τμήμα)
• αφαίρεση διπλοεγγραφών από την προβολή των υποθέσεων ιστορικού, στην εφαρμογή του Πρωτοκόλλου

4.1.7

25/09/2020

Βελτιώσεις στην ενέργεια και στο αίτημα πρωτοκόλλου

• Δίνεται πλέον η δυνατότητα αλλαγής από ενέργεια πρωτοκόλλου σε αίτημα πρωτοκόλλου.

• Το πεδίο οργανωτική μονάδα εισαγωγής συμπληρώνεται αυτόματα.

• Σε περίπτωση προσπάθειας πρωτοκόλλησης από διαβαθμισμένη υπόθεση ενώ δεν έχει οριστεί εμπιστευτική χρήση πρωτοκόλλου εμφανίζεται σχετικό μήνυμα σφάλματος.

• Δεν επιτρέπεται πλέον η διαγραφή υπόθεσης που περιέχει πρωτοκολλημένο έγγραφο ή έγγραφο για το οποίο εκκρεμεί αίτημα πρωτοκόλλου.

Βελτιωμένη ενέργεια "Ανάθεση σε εμένα"

Σε μια διαθέσιμη εκκρεμότητα (που προωθήθηκε προς μια οργανωτική μονάδα, έναν ρόλο ή περισσότερα του ενός πρόσωπα) εμφανίζεται το κουμπί "ανάθεση σε εμένα" και για τα προϊστάμενα πρόσωπα επιπλέον το κουμπί "ανάθεση σε...".

Κατά την επιλογή του "ανάθεση σε μένα" εμφανίζεται πλέον ένας διάλογος που δηλώνει τον ρόλο και την οργανωτική μονάδα του προσώπου στο οποίο θα γίνει η ανάθεση. Σε περίπτωση που το πρόσωπο διαθέτει περισσότερους ρόλους: δίνεται η δυνατότητα να επιλέξει ανάμεσα στους ρόλους που ταιριάζουν με την προώθηση της εκκρεμότητας.

Έγιναν βελτιώσεις στην εμφάνιση της εφαρμογής

• Στην προβολή της λίστας υποθέσεων και αρχείων
• Στην προβολή του ιστορικού αρχείου

Διόρθωση σφάλματος επιστροφής στις υποθέσεις

Κατά την ολοκλήρωση μιας εκκρεμότητας υπό ορισμένες συνθήκες η εφαρμογή επέστρεφε στην προβολή των Υποθέσεων αντί για την προβολή των εκκρεμοτήτων. Πλέον επιστρέφει κανονικά στις εκκρεμότητες.

4.1.3

07/09/2020

H επιλογή οργανωτικής μονάδας και θέσης εργασίας είναι πλέον απαραίτητη, κατά την προώθηση υπόθεσης.

Η ειδοποίηση εμφανίζεται όταν το επιλεγμένο πρόσωπο ανήκει σε δυο ή περισσότερες οργανωτικές μονάδες.

Διευρυμένη προβολή στοιχείων πρωτοκόλλου στο ευρετήριο υποθέσεων

Τα στοιχεία πρωτοκόλλου που περιέχονται στις λίστες υποθέσεων και εργασιών αλλά και στην λεπτομερή προβολή μίας εργασίας έχουν πλέον επαυξηθεί με τον τύπο εγγράφου (εισερχόμενο-εξερχόμενο-οικοθεν), την Ημ.εισόδου του εγγράφου και τον αποστολέα του εγγράφου. Τα στοιχεία αυτά γίνονται διαθέσιμα, τόσο κατά την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφου από το πρωτόκολλο, όσο και κατά την άμεση πρωτοκόλληση ή την δημιουργία αιτήματος από το σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και διαδικασιών (Open1Process). Τα νέα αυτά στοιχεία θα είναι διαθέσιμα για όλα τα νέα πρωτόκολλα που καταχωρούνται στο σύστημα

Δυνατότητα αλλαγής της περιγραφής υπόθεσης η οποία έχει διακινηθεί από το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο

Δίνεται πλέον η δυνατότητα αλλαγής περιγραφής υπόθεσης που διακινήθηκε ηλεκτρονικά από το πρωτόκολλο. Η αλλαγή πραγματοποιείται όταν αλλάζει το θέμα του πρωτοκόλλου και εφόσον είναι ενεργός ο κανόνας χρήσης "Να αλλάζει η περιγραφή των υποθέσεων όταν αλλάζει το θέμα" για την ενεργοποίηση της λειτουργίας.

Διορθώσεις στις "Μαζικές ενέργειες" στις εκκρεμότητες.

Υπο ορισμένες συνθήκες το σύστημα δεν λάμβανε υπόψιν την θέση ενός προσώπου κατά την διεξαγωγή ενέργειας ενώ είχαν επιλεγεί περισσότερες από μία εργασίες. Πλέον το σύστημα λαμβάνει πάντα υπόψιν και προσαρμόζει ανάλογα την θέση του προσώπου που εκτελεί την ενέργεια
Διορθώθηκε επίσης το πρόβλημα με την προβολή των διαθέσιμων ενεργειών (κουμπιά επιλογής) στην περίπτωση που έχουν επιλεγεί εκκρεμότητες προς μαζική ενέργεια. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα "κουμπιά ενεργειών" δεν εμφανίζονταν ολόκληρα.

Ενέργεια πρωτοκόλλησης κατά την ηλεκτρονική διακίνηση

Λαμβάνεται πλέον υπόψιν η ένδειξη "Κύριου/Συνοδευτικού" κατά την αποστολή συνημμένου εγγράφου στο πρωτόκολλο με ενέργεια πρωτοκόλλου. Το έγγραφο εμφανίζεται συνημμένο στο Πρωτόκολλο. Είχαν αναφερθεί περιπτώσεις όπου έγγραφα είχαν αποσταλεί ηλεκτρονικά προς πρωτόκολληση χωρίς να ληφθεί υπόψιν η σχετική ένδειξη.

Κατά την επισύναψη αρχείου, έγινε απόκρυψη των επιλογών "Είναι σχέδιο" και "Περιέχει υπογραφή" μέχρι να αποσαφηνιστεί η χρήση των επιλογών αυτών.

Οι σχετικές ρυθμίσεις απομακρύνθηκαν επειδή δημιουργούν σύγχιση σε πελάτες που δεν χρησιμοποιούν ροή εργασίας η οποία περιλαμβάνει χαρακτηρισισμούς του εγγράφου στις διάφορες φάσεις του (Σχέδιο, Έγγραφο κλπ). Οι σχετικές ρυθμίσεις θα πλαισιωθούν απο ένα πληρέστερο σύνολο λειτουργικότητας και θα διατεθούν εκ' νέου σε επόμενο στάδιο

Μετονομασία πεδίων στις ενέργειες πρωτοκόλλησης και αιτήματος από το σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και διαδικασιών

Μετονομάσθηκαν μία σειρά απο πεδία, ώστε να υπάρχει ταύτιση στην ονοματοδοσία στα συστήματα πρωτοκόλλησης και διακίνησης εγγράφων. Αναλυτικότερα

• Το πεδίο "ΠΡΟΣ" άλλαξε σε "ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ" στο αίτημα και στις ενέργειες πρωτοκόλλου.
• Τα πεδία "ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ" και "ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ" προστέθηκαν στο Οίκοθεν αίτημα πρωτοκόλλου και στις ενέργειες.
• Τα πεδία "ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ" και "ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ" αφαιρέθηκαν από το αίτημα νέου εισερχομένου στο πρωτόκολλο.
• Στην Ενέργεια πρωτοκόλλου προστέθηκαν τα πεδία "Τρόπος παραλαβής", "Τρόπος αποστολής" και "Χαρακτηρισμός θέματος".

Η επιλογή "ιστορικό αρχείου" μετακινήθηκε

Η επιλογή "ιστορικό αρχείου" αφαιρέθηκε από το μενού με τις 3 τελείες του αρχείου. Η οπτική αναπαράσταση του αρχείου περιέχει πλέον την πληροφορία για το που έχει διακινηθεί το αρχείο καθώς και το πλήθος των υποθέσεων στις οποίες συμμετέχει. Κάνοντας κλικ επάνω στο πλήθος των υποθέσεων εμφανίζεται αναλυτικά το ιστορικό των υποθέσεων στις οποίες συμμετέχει το αρχείο.

Δυνατότητα εκκίνησης διαδικασίας μέσω μηνύματος (sendTask)

Πλέον οι χρήστες μπορούν να θεσπίσουν διαδικασίες όπου γίνεται χρήση η δυνατότητα εκκίνησης άλλων διαδικασιών με την χρήση μηνύματος. Υποστηρίζεται κατά το σχεδιασμό διαδικασίας η δυνατότητα να ορίσουμε βήμα αποστολή μηνύματος (SendTask) και να καθορίσουμε μήνυμα εκκίνησης μίας άλλη υφιστάμενης διαδικικασίας. Με άλλα λόγια μπορεί μία διαδικασία σε κάποιο στάδιο της να εκκινεί μία ή περισσότερες νέες διαδικασίες (υποθέσεις), χωρίς να χρήστης να χρειάζεται να προσδιορίζει κάτι περισσότερο πέραν των προσώπων στους οποίους θα "χρεωθούν" οι νέες υποθέσεις. Οι νέες υποθέσεις εκτελούνται παράλληλα ενώ η "μητρική υπόθεση" μπορεί να συνεχίσει με την εκτέλεση της.

4.0.1

17/7/2020

Δυνατότητα αποστολής e-mail από ολοκληρωμένη υπόθεση

Πλέον σε μια ολοκληρωμένη υπόθεση, εμφανίζεται το κουμπάκι e-mail επάνω δεξιά το οποίο ανοίγει την οθόνη αποστολής. Στην οθόνη αυτή μπορούν να επιλεγούν αρχεία της υπόθεσης για να αποσταλούν μέσω e-mail.

Σημείωση

Σε επόμενη αναβάθμιση έχει προγραμματιστεί η δυνατότητα άμεσης διακίνησης αντιγράφων των αρχείων μέσα από το σύστημα.

Πλήθος εκκρεμοτήτων

Εμφάνιση του πλήθους των εκκρεμοτήτων στις καρτέλες "Όλες", "Διαθέσιμες", "Εκπρόθεσμες". Πλέον δίπλα από τον τίτλο της καρτέλας εμφανίζεται και το πλήθος των εκκρεμοτήτων που περιέχει.

Eπιστροφή στην προβολή της λίστας

Άμεση ενημέρωση της λίστας υποθέσεων σε περίπτωση διαγραφής ή μετονομασίας.

Κατά την επιστροφή στη λίστα εκκρεμοτήτων, η εκκρεμότητα που μόλις προβλήθηκε χρωματίζεται με μωβ χρώμα. Αν γίνει προώθηση ή διαγραφή μιας εκκρεμότητας, κατά την επιστροφή στη λίστα εκκρεμοτήτων, χρωματίζεται με μωβ χρώμα η επόμενη στη σειρά εκκρεμότητα.

Ετικέτες

Οι Ετικέτες εμφανίζονται πλέον με ΚΕΦΑΛΑΙΑ. Το φίλτρο των ετικετών άλλαξε και επιτρέπει την γρήγορη αναζήτηση με πληκτρολόγηση.

Πρόσβαση από Windows XP

Διόρθωση του σφάλματος που απέτρεπε την πρόσβαση από Windows XP.

Πρωτόκολλο: επιλογή Αγγλικής γλώσσας στη σφραγίδα

Πλέον δίνεται η δυνατότητα επιλογής γλώσσας (Ελληνική - Αγγλική) στη σφραγίδα πρωτοκόλλου. Τα κείμενα για τη σφραγιδα καταχωρούνται ξεχωριστά για κάθε γλώσσα. Πλέον κατά την επισύναψη εγγράφου και πριν πατήσουμε αποθήκευση, δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουμε γλώσσα για το έγγραφο (Επιλογή γλώσσας σφραγίδας). Κατά την αποθήκευση, το έγγραφο σημαίνεται με την σφραγίδα στην γλώσσα επιλογής. Εάν ο χρήστης έχει επιλέξει την Αυτόματη Επιλογή (default) , τότε επιχειρείται η αυτόματη εύρεση της γλώσσας του κειμένου από το σύστημα.

Πρωτόκολλο: Αιτιολόγηση ακύρωσης κατά τη διαγραφή αιτήματος

Κατά τη διαγραφή αιτήματος από το Πρωτόκολλο, μπορεί να πληκτρολογηθεί κείμενο αιτιολόγησης της ακύρωσης, το οποίο συνοδεύει την ενημέρωση που λαμβάνει ο αιτών.

Πρωτόκολλο: Αποδεικτικό παραλαβής

Στο αποδεικτικό παραλαβής εφόσον έχει επιλεγεί έρχεται το πραγματικό όνομα του χρήστη δημιουργίας αντί για το username.

Πρωτόκολλο: Διορθώσεις

• Διόρθωση σχετική με την επιστροφή στο ευρετήριο από την καρτέλα του αναλυτικού πρωτοκόλλου.

• Διόρθωση σχετική με τη νεα εγγραφή μετά απο αποθήκευση στα εξωτερικά αρχεία. Το σύστημα πλέον δημιουργεί αυτόματα νέα κενή εγγραφή μετά την ολοκλήρωση αποθήκευσης ενός αρχείου, ώστε να επιταχύνεται η διαδοχική επισύναψη αρχείων σε πρωτόκολλο.

• Προστέθηκε έλεγχος στη λειτουργία πρωτοκόλλησης/διεκπεραίωσης αιτήματος για το αν το άιτημα ειναι ήδη διεκπεραιωμένο.

  
  
  

4.0

10/7/2020

Φίλτρα αναζήτησης

Προστέθηκαν νέα φίλτρα αναζήτησης που εμφανίζονται στην αριστερή πλευρά των εκκρεμοτήτων, των υποθέσεων και των αρχείων.

Τα διαθέσιμα φίλτρα αναζήτησης για τις εκκρεμότητες είναι: "Τίτλος υπόθεσης", "Πρωτόκολλο", "Διαδικασία", "Τρέχον βήμα" και "Αίτημα". Το φίλτρο "Αίτημα" ήταν διαθέσιμο στην προηγούμενη έκδοση ως επιλογή επάνω στη λίστα εκκρεμοτήτων. Πλέον ενσωματώθηκε στην αριστερή πλευρά της λίστας.

Για τους επιβλέποντες ρόλους είναι διαθέσιμα επιπλέον τα φίλτρα: "Πρόσωπο" και "Οργανωτική μονάδα" για γρήγορη πρόσβαση στις εκκρεμότητες υφισταμένων προσώπων. Το φίλτρο "Οργανωτική μονάδα" είναι εξέλιξη της λίστας οργανωτικών μονάδων(τμημάτων) της προηγούμενης έκδοσης με δυνατότητα αναζήτησης.

Κάνοντας κλικ επάνω στο φίλτρο ανοίγει ένα μενού με τις διαθέσιμες επιλογές και ένα πεδίο αναζήτησης.

Κατά την εφαρμογή ενός φίλτρου, η προβολή της λίστας ενημερώνεται και από πάνω της εμφανίζεται η περιγραφή του φίλτρου που έχει εφαρμοστεί. Κάνοντας κλικ επάνω στην περιγραφή του φίλτρου, το φίλτρο αφαιρείται και η προβολή της λίστας επιστρέφει στην προηγούμενη κατάσταση.

Τα διαθέσιμα φίλτρα αναζήτησης για τις υποθέσεις είναι: "Τίτλος υπόθεσης", "Ημ/νία εκκίνησης", "Πρωτόκολλο", "Εμπλεκόμενο πρόσωπο", "Εμπλεκόμενη θέση εργασίας", "Εμπλεκόμενη οργανωτική μονάδα", "Διαδικασία", "Τρέχον βήμα", "Ετικέτες" και "Κωδικός υπόθεσης". Επιπλέον μπορούν να προβληθούν μόνον οι "Ενεργές" υποθέσεις, μόνον οι "Ολοκληρωμένες" ή και "Όλες".

Τα διαθέσιμα φίλτρα αναζήτησης για τα αρχεία είναι: "Αναζήτηση κειμένου", "Τίτλος υπόθεσης","Ημ/νία επισύναψης", "Πρωτόκολλο", "Διαδικασία", "Ετικέτες" και "Κωδικός υπόθεσης".

Τα φίλτρα αναζήτησης μπορούν να συνδυαστούν. Για παράδειγμα, ο συνδυασμός του φίλτρου "Εμπλεκόμενο πρόσωπο: Τεχνίδου Αικατερίνη" μαζί με το φίλτρο "Τρέχον βήμα: Χρέωση" εμφανίζει τις υποθέσεις στις οποίες εμπλέκεται η Τεχνίδου Αικατερίνη και βρίσκονται στο βήμα "Χρέωση".

Προβολή υπόθεσης

Έγινε ανασχεδιασμός της προβολής υπόθεσης. Πλέον στην δεξιά πλευρά εμφανίζονται γενικές πληροφορίες της υπόθεσης και από κάτω το ιστορικό. Επίσης κάτω από τον τίτλο της υπόθεσης εμφανίζονται οι ενότητες γρήγορης πρόσβασης: "Πληροφορίες", "Τρέχον βήμα", "Αρχεία", "Ιστορικό" και αν υπάρχουν "Σχόλια".

Προώθηση υπόθεσης

Έγινε ανασχεδιασμός της ενέργειας προώθησης υπόθεσης στο επόμενο βήμα, σε πρόσωπο, θέση εργασίας, οργανωτική μονάδα και τους συνδυασμούς τους. Για παράδειγμα, για να γίνει προώθηση στην Τεχνίδου Αικατερίνη, Διευθύντρια Τεχνικών Υπηρεσιών, στο πεδίο "Προς" θα μπορούσε να αναζητηθεί είτε με το όνομα της, είτε με τη θέση εργασίας της είτε με το όνομα της οργανωτικής μονάδας: Τεχνικές Υπηρεσίες.

Επιστροφή στη λίστα

Η επιστροφή στη λίστα εκκρεμοτήτων, υποθέσεων και αρχείων είναι πλέον ομαλή. Δηλαδή η λίστα διατηρείται στο σημείο που είχε μείνει αντί να επιστρέφει κάθε φορά στην αρχή.

Περιστροφή εγγράφου

Στην προβολή εγγράφων προστέθηκε η δυνατότητα περιστροφής για τις περιπτώσεις σκαναρισμένων εγγράφων με διαφορετικό προσανατολισμό. Δηλαδή δίπλα από τα κουμπιά μεγένθυσης και σμίκρυνσης εμφανίζονται επιπλέον δυο κουμπιά που περιστρέφουν την προβολή του εγγράφου κατά 90 μοίρες.

Υπόθεση "εκ μέρους"

Στη δημιουργία νέας υπόθεσης προστέθηκε η δυνατότητα δήλωσης "Εκ μέρους" για την περίπτωση που η υπόθεση εκκινείται εκ μέρους προσώπου που δεν έχει πρόσβαση στο σύστημα.

Αλλαγές στο Πρωτόκολλο

Όλα τα επισυναπτόμενα σε ένα πρώτόκολλο φαίνονται σε μια σελίδα ανεξάρτηττα από το πόσα είναι. Ετσι μπορούν να επιλεγούν απευθείας σε μια αποστολή email.

Βελτίωση στο κείμενο της σφραγίδας διεκπεραίωσης (αλλαγές στα λεκτικά).

Ένδειξη στην οθόνη του αναλυτικού πρωτοκόλλου για το αν το συγκεκριμένο πρωτόκολλο έχει διακινηθεί ηλεκτρονικά.

* Οι εκδόσεις 3.5 έως 3.9 έχουν ενσωματωθεί στην έκδοση 4.0

3.4

Tukanga 1.9.34

• Δυνατότητα ταξινόμησης της λίστας εκκρεμοτήτων κατά Ανάθεση, Προθεσμία, Προτεραιότητα και Διαβάθμιση. Προστέθηκε η στήλη "Αίτημα" που επιτρέπει φιλτράρισμα των εκκρεμοτήτων π.χ. φίλτρο για τις εκκρεμότητες που είναι "Προς υπογραφή".

• Βελτίωση της παρουσίασης των πληροφοριών μιας εκκρεμότητας. Οι νέες καρτέλες επιτρέπουν εστίαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες.

• Η ενέργεια προώθησης της υπόθεσης εμπλουτίστηκε με νέες δυνατότητες. Π.χ. για να προωθήσουμε στον διευθυντή ενός τμήματος, αν δεν γνωρίζουμε το όνομα του, μπορούμε να ξεκινήσουμε επιλέγοντας την οργανωτική του μονάδα ή τον ρόλο "διευθυντής" και να τον εντοπίσουμε έτσι.

• Οι υποθέσεις απέκτησαν διαβάθμιση εμπιστευτικότητας. Οι εμπιστευτικές υποθέσεις είναι προσβάσιμες μόνον στα πρόσωπα που εμπλέκονται άμεσα σε αυτές. Δηλαδή δεν είναι ορατές από προϊστάμενο πρόσωπο, εκτός αν του προωθηθούν άμεσα.

  
  
  

3.3

Tukanga 1.9.31

• Δυνατότητα επεξεργασίας της περιγραφής μιας υπόθεσης.

• Προβολή των συμμετεχόντων προσώπων σε παράλληλο βήμα και σε παράλληλη υποδιαδικασία.

• Δυνατότητα προσθαφαίρεσης εγγράφων στον ορισμό μιας διαδικασίας.

• Διόρθωση σφάλματος κατά την αναζήτηση υπόθεσης που έχει προωθηθεί.

• Δυνατότητα ορισμού πεδίων προς συμπλήρωση μέσα σε μια εκκρεμότητα

  
  
  

3.2

Tukanga 1.9.30

• Δυνατότητα μεταφοράς εκκρεμοτήτων από ένα πρόσωπο σε άλλο.

• Δυνατότητα του ορισμού μιας ακολουθίας βημάτων ως επαναληπτική υποδιαδικασία. Οι επαναληπτικές υποδιαδικασίες μπορούν να εκτελεστούν παράλληλα από πολλά πρόσωπα.

  
  
  

3.1

Tukanga 1.9.29

• Διόρθωση σφάλματος κατά την προβολή αρχείων που περιέχουν κόμμα στην ονομασία τους και προβάλλονται μέσω Google Chrome.

• Βελτιώσεις στην εμφάνιση

• Οι εκκρεμότητες που αφορούν μια εκπρόθεσμη υπόθεση εμφανίζονται μαζί με τις εκπρόθεσμες εκκρεμότητες.

  
  
  

3.0

Tukanga 1.9.26

Εύκολη πρόσβαση στις εκκρεμότητες οποιασδήποτε υφισταμένης οργανωτικής μονάδας.

Έγινε ανασχεδιασμός της λίστας με τις υφιστάμενες οργανωτικές μονάδες, στα αριστερά της λίστας εκκρεμοτήτων. Πλέον υπάρχει πρόσβαση σε όλα τα επίπεδα υφισταμένων μονάδων. Αφού επιλεγεί μια οργανωτική μονάδα από τη λίστα, εμφανίζονται οι εκκρεμότητες της. Με κλικ στο αστεράκι δίπλα από τον τίτλο της οργανωτικής μονάδας, δημιουργείται συντόμευση για γρήγορη πρόσβαση. Η συντόμευση μπορεί να αφαιρεθεί με κλικ στο αστεράκι ξανά.

Ορισμός προθεσμίας για μια υπόθεση

Πλέον δίνεται η δυνατότητα ορισμού και αλλαγής της προθεσμίας μιας υπόθεσης. Σε μια εκκρεμότητα μπορεί να υπάρχουν δυο προθεσμίες: Η προθεσμία της υπόθεσης και η προθεσμία της ενέργειας που ζητείται να ολοκληρωθεί για να προχωρήσει η υπόθεση. Η προθεσμία υπόθεσης ορίζεται με κλικ επάνω στο αντίστοιχο πεδίο. Δυνατότητα αλλαγής της προθεσμίας υπόθεσης, π.χ. σε περίπτωση που δοθεί παράταση, δίνεται μόνον στο πρόσωπο που έχει αναλάβει το τρέχον βήμα της υπόθεσης και στα προϊστάμενα του πρόσωπα. Οι αλλαγές στην προθεσμία υπόθεσης καταγράφονται στο ιστορικό της. Η δεύτερη προθεσμία ορίζεται κατά την προώθηση της επόμενης ενέργειας.

2.9

Tukanga 1.9.23

• Εύκολη πρόσβαση σε όλες τις παρατηρήσεις που αφορούν μια υπόθεση.

• Βελτιωμένο ιστορικό υπόθεσης με καταγραφές για ανάρτηση στη Διαύγεια, αλλαγή προθεσμίας υπόθεσης και της χρήσης στην οποία έγινε ένα αίτημα πρωτοκόλλου.

• Βελτιώσεις στην εμφάνιση της εφαρμογής.

  
  
  

2.7

* Οι εκδόσεις 2.5 και 2.6 έχουν ενσωματωθεί στην έκδοση 2.7

Tukanga 1.9.15

Αντικατάσταση

• Παρέχεται η δυνατότητα, σε οποιονδήποτε χρήστη έχει το ανάλογο δικαίωμα και παράλληλα χρειάζεται να απουσιάσει από τη θέση εργασίας του για εύλογο χρονικό διάστημα, να ορίσει άμεση αντικατάσταση του, από την επιλογή Ρυθμίσεις χρήστη. Με αυτόν τον τρόπο, οι νέες εκκρεμότητες αναλαμβάνονται αυτομάτως από το πρόσωπο που έχει οριστεί.

Aνάρτηση στη Διαύγεια

• Η διαδικασία ανάρτησης έγινε πιο απλή και γρήγορη.

• Υποστηρίζεται η ανάρτηση εγγράφων DOC/DOCX και ODT στη Διαύγεια. Γίνεται αυτόματα η μετατροπή τους σε PDF, την στιγμή της ανάρτησης.

• Σε περίπτωση αποτυχίας της ενέργειας της ανάρτησης, λαμβάνεται από τον χρήστη πλέον βοηθητικό επεξηγηματικό μήνυμα, το οποίο υποδεικνύει τα πεδία στα οποία παρατηρήθηκε πρόβλημα.

• Έπειτα και της ανάρτησης του εγγράφου στη Διαύγεια, δημιουργείται νέα έκδοση του εγγράφου και η ονομασία του ενημερώνεται, ώστε να περιλαμβάνει τον ΑΔΑ.

• Για πρόσωπα που ενεργούν στην εφαρμογή ως Διαχειριστές, δόθηκε η δυνατότητα ορισμού proxy για τη Διαύγεια.

Απευθείας πρωτοκόλληση

• Η απευθείας πρωτοκόλληση ενημερώνει πλέον το αρχείο, με τη νέα πρωτοκολλημένη έκδοση, όπως συμβαίνει και με το εγκεκριμένο αίτημα πρωτοκόλλησης.

Eμφάνιση

• Έγινε ανασχεδιασμός της εμφάνισης, ώστε τα στοιχεία της εφαρμογής όπως οι εκκρεμότητες, τα αρχεία, το ιστορικό κτλ., να φαίνονται πιο ευδιάκριτα και οριοθετημένα.

• Παρέχεται επίσης, η δυνατότητα προβολής Υψηλής αντίθεσης, με ένα κλικ στο κουμπί Υψηλή αντίθεση, κάτω αριστερά, δίπλα από την αλλαγή της Γλώσσας.

Ετικέτες (Tags)

• Δίνεται η δυνατότητα προσθήκης ετικετών στα αρχεία και τις υποθέσεις, για διευκόλυνση στην κατηγοριοποίηση και την αναζήτηση τους.

• Με κλικ επάνω στην ετικέτα ενός αρχείου, εμφανίζονται όλα τα αρχεία που έχουν αυτή την ετικέτα. Αντίστοιχα με κλικ επάνω στην ετικέτα μιας υπόθεσης, εμφανίζονται οι υποθέσεις με αυτή την ετικέτα.

Διαχωρισμός προτύπων εγγράφων

• Στην προβολή μιας υπόθεσης, γίνεται πλέον σαφής διαχωρισμός των εγγράφων, τα οποία αφορούν τη συγκεκριμένη υπόθεση, σε σχέση με τα πρότυπα έγγραφα της διαδικασίας.

Διαδικασίες

• Δυνατότητα δημιουργίας αντιγράφου μιας διαδικασίας με την επιλογή αποθήκευση ως.

• Δυνατότητα ανάθεσης βήματος διαδικασίας, στους άμεσα υφισταμένους του προσώπου που προωθεί.

Δήλωση εσφαλμένης χρέωσης

• Με τη χρέωση εγγράφου από το Πρωτόκολλο, παρέχεται πλέον η δυνατότητα της επιλογής "Έγινε λάθος χρέωση".

• Η επιλογή αυτή ενημερώνει το Πρωτόκολλο, με σχετικό αίτημα εσφαλμένης χρέωσης.

• Αν το αίτημα γίνει αποδεκτό, τότε η υπόθεση τερματίζεται.

• Αν το αίτημα απορριφθεί, τότε η υπόθεση επιστρέφει στον χρήστη στον οποίο είχε χρεωθεί αρχικώς, με την επιβεβαίωση της ορθής χρέωσης.

• Εφόσον επιβεβαιωθεί η ορθή χρέωση από το Πρωτόκολλο, θεωρείται πλέον τελική και δεν υφίσταται η επιπλέον δυνατότητα αμφισβήτησης της.

Εισερχόμενα αρχεία

• Στην προβολή μιας υπόθεσης, τα αρχεία τα οποία έχουν προωθηθεί από άλλους χρήστες ή προστέθηκαν από τρίτα συστήματα, εμφανίζονται με ένα βελάκι, αριστερά του χαρακτηρισμού τους (ως Κυρίως ή Συνημμένο έγγραφο).

Ιστορικό υπόθεσης

• Το ιστορικό μιας υπόθεσης ενημερώθηκε, ώστε να καταγράφει αιτήματα πρωτοκόλλου.

Παραλήπτες και κοινοποιήσεις στο αίτημα πρωτοκόλλου

• Στο αίτημα πρωτοκόλλου παρέχεται πλέον η δυνατότητα της δήλωσης e-mail, συνοδευτικά με την ονομασία του παραλήπτη. Αφήνοντας ένα κενό πριν ή μετά την ονομασία μπορεί να δηλωθεί και το e-mail του παραλήπτη. Με κόμμα ή με ENTER, διαχωρίζονται μεταξύ τους οι διάφοροι παραλήπτες.

• Κατά την πληκτρολόγηση της ονομασίας του παραλήπτη ή της κοινοποίησης, παρέχεται επίσης η δυνατότητα της επιλογής από τις επαφές του πρωτοκόλλου.

Περιορισμοί πρόσβασης

• Η προβολή υποθέσεων και εκκρεμοτήτων καθορίζεται από τη θέση εργασίας μέσα στον οργανισμό.

• Η δυνατότητα ανάρτησης ενός εγγράφου στη Διαύγεια καθορίζεται από το σχετικό δικαίωμα χρήσης.

• Η δυνατότητα διαχείρισης της αναπλήρωσης σε περίπτωση απουσίας καθορίζεται από το σχετικό δικαίωμα χρήσης.

Προϋποθέσεις μετάβασης

• Κατά το σχεδιασμό μιας διαδικασίας παρέχεται πλέον η δυνατότητα του καθορισμού προϋποθέσεων για τη μετάβαση σε επόμενο βήμα. Για παράδειμα, ένας εξουσιοδοτημένος χρήστης μπορεί να ορίσει αν χρειάζονται υποχρεωτικά 2 εγκρίσεις και 1 υπογραφή, ώστε να μεταβεί η διαδικασία της έγκρισης στο βήμα "Εγκρίθηκε".

2.6

• Η έκδοση 2.6 έχει ενσωματωθεί στην έκδοση 2.7

2.5

• Η έκδοση 2.5 έχει ενσωματωθεί στην έκδοση 2.7

  
  
  

2.4

Tukanga 1.8.9

• Βελτιστοποίηση της εκκίνησης νέας υπόθεσης: κάτι που νιώθει κανείς αμέσως με τη νέα έκδοση είναι το πόσο γρήγορα ξεκινούν οι νέες υποθέσεις. Ενδεικτικά μια κοινοποίηση με 10 παραλήπτες γίνεται 16 φορές πιο γρήγορα από πριν.

• Βελτίωση του ιστορικού υπόθεσης: όταν ξεκινάει μια νέα υπόθεση από μια εκκρεμότητα, η ενέργεια εμφανίζεται στο ιστορικό με σύνδεσμο που οδηγεί στη νέα υπόθεση.

• Βελτιωμένο ιστορικό αρχείου: πλέον το ιστορικό αρχείου περιέχει όλη την πλήροφορία των υποθέσεων στις οποίες συμμετέχει το αρχείο.

2.3

Tukanga 1.8.8

Προσοχή

• Η δημιουργία νέας υπόθεσης γίνεται από το κουμπί + που βρίσκεται κάτω δεξιά στην λίστα εκκρεμοτήτων.

• Οι ψηφιακές υπογραφές εμφανίζονται με ερωτηματικό γιατί η προβολή εγγράφων του φυλλομετρητή δεν υποστηρίζει έλεγχο της αυθεντικότητας τους. Για να ελέγξετε ότι οι ψηφιακές υπογραφές είναι όντως έγκυρες, παρακαλούμε πατήστε Λήψη του αρχείου και ανοίξτε το με Acrobat Reader DC.

• Στη λίστα εκκρεμοτήτων εμφανίζονται πλέον μόνο οι "Εκκρεμότητες μου". Τα πρόσωπα με επιβλέποντα ρόλο έχουν επιπλέον πρόσβαση στις εκκρεμότητες των οργανωτικών μονάδων που επιβλέπουν.

• Για την ορθή εκτύπωση εγγράφων παρακαλούμε να πραγματοποιείτε πρώτα Λήψη του εγγράφου. Στη συνέχεια ανοίγετε με πρόγραμμα που έχετε στον υπολογιστή σας και εκτυπώνετε από εκεί.

• Βελτίωση της λίστας εκκρεμοτήτων: θυμάται τη θέση που είχε μείνει πριν την προβολή μιας εκκρεμότητας.
• Δυνατότητα ορισμού της θέσης ψηφιακής υπογραφής με απλό κλικ.
• Διορθώσεις στο ιστορικό αρχείου και στην προώθηση σε 2 ή περισσότερα πρόσωπα.

2.2

Tukanga 1.8.3

• Βελτίωση της ταχύτητας εκκίνησης διαδικασίας
• Δυνατότητα διαγραφής υπόθεσης από τον εκκινητή της
• Δυνατότητα ακύρωσης αιτήματος Πρωτοκόλλου
• Αυτόματη συμπλήρωση του θέματος αιτήματος Πρωτοκόλλου με την περιγραφή της υπόθεσης
• Εμφάνιση περιγραφών κατά την επιλογή ενέργειας αιτήματος Πρωτοκόλλου
• Δυνατότητα ορισμού εγγράφου ως 'Κυρίως' ή 'Συνημμένο/συνοδευτικό' και της ημερομηνίας παραλαβής του
• Δυνατότητα επισύναψης εγγράφων σε υπάρχον Πρωτόκολλο μέσω αιτήματος 'Επισύναψης'
• Βελτίωση της υπογραφής εγγράφων DOC, DOCX και ODT: πλέον δεν δημιουργείται ενδιάμεση έκδοση PDF
• Δυνατότητα εμφάνισης του κωδικού που έχουμε πληκτρολογήσει για να υπογράψουμε το έγγραφο

2.1

Tukanga 1.7.9 API: 1.2/im, ORG: 0.3.8

• Δυνατότητα διαγραφής αρχείου από μια εργασία
• Δυνατότητα αιτήματος Πρωτοκόλλου χωρίς επισυναπτόμενο έγγραφο

1.9.34

• Δυνατότητα ταξινόμησης της λίστας εκκρεμοτήτων κατά Ανάθεση, Προθεσμία, Προτεραιότητα και Διαβάθμιση. Προστέθηκε η στήλη "Αίτημα" που επιτρέπει φιλτράρισμα των εκκρεμοτήτων π.χ. φίλτρο για τις εκκρεμότητες που είναι "Προς υπογραφή".

• Βελτίωση της παρουσίασης των πληροφοριών μιας εκκρεμότητας. Οι νέες καρτέλες επιτρέπουν εστίαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες.

• Η ενέργεια προώθησης της υπόθεσης εμπλουτίστηκε με νέες δυνατότητες. Π.χ. για να προωθήσουμε στον διευθυντή ενός τμήματος, αν δεν γνωρίζουμε το όνομα του, μπορούμε να ξεκινήσουμε επιλέγοντας την οργανωτική του μονάδα ή τον ρόλο "διευθυντής" και να τον εντοπίσουμε έτσι.

• Οι υποθέσεις απέκτησαν διαβάθμιση εμπιστευτικότητας. Οι εμπιστευτικές υποθέσεις είναι προσβάσιμες μόνον στα πρόσωπα που εμπλέκονται άμεσα σε αυτές. Δηλαδή δεν είναι ορατές από προϊστάμενο πρόσωπο, εκτός αν του προωθηθούν άμεσα.

1.9.31

• Δυνατότητα επεξεργασίας της περιγραφής μιας υπόθεσης. [TUKANGA-819]

• Προβολή των συμμετεχόντων προσώπων σε παράλληλο βήμα και σε παράλληλη υποδιαδικασία. [TUKANGA-804] [TUKANGA-812]

• Δυνατότητα προσθαφαίρεσης εγγράφων στον ορισμό μιας διαδικασίας. [TUKANGA-672]

• Διόρθωση σφάλματος κατά την αναζήτηση υπόθεσης που έχει προωθηθεί. [TUKANGA-824]

• Δυνατότητα ορισμού πεδίων προς συμπλήρωση μέσα σε μια εκκρεμότητα. [TUKANGA-814] [TUKANGA-815]

1.9.30

• Δυνατότητα μεταφοράς εκκρεμοτήτων από ένα πρόσωπο σε άλλο. [TUKANGA-799]

• Δυνατότητα του ορισμού μιας ακολουθίας βημάτων ως επαναληπτική υποδιαδικασία. Οι επαναληπτικές υποδιαδικασίες μπορούν να εκτελεστούν παράλληλα από πολλά πρόσωπα. [TUKANGA-769] [TUKANGA-794]

1.9.29

Βελτιώσεις

• Οι εκκρεμότητες που αφορούν μια εκπρόθεσμη υπόθεση εμφανίζονται μαζί με τις εκπρόθεσμες εκκρεμότητες. [TUKANGA-766]

Διορθώσεις

• Διόρθωση σφάλματος κατά την προβολή αρχείων που περιέχουν κόμμα στην ονομασία τους και προβάλλονται μέσω Google Chrome. [TUKANGA-771]

1.9.26

Βελτιώσεις

• Δυνατότητα ορισμού συντόμευσης στις εκκρεμότητες υφισταμένης οργανωτικής μονάδας [TUKANGA-767]

• Δυνατότητα ορισμού της προθεσμίας υπόθεσης [TUKANGA-754]

• Καταγραφή των αλλαγών προθεσμίας υπόθεσης στο ιστορικό [TUKANGA-757]

Διορθώσεις

• Διόρθωση προβλήματος σε αρχείο με πολλαπλούς παραλήπτες, ορισμένοι εκ των οποίων δεν το έβλεπαν στα αποτελέσματα αναζήτησης [TUKANGA-756]

1.9.23

Βελτιώσεις

• Στο ιστορικό της υπόθεσης, προστέθηκε η καταγραφή αλλαγής ημερομηνίας προθεσμίας της υπόθεσης [TUKANGA-738]

• Στο ιστορικό της υπόθεσης, προστέθηκε η καταγραφή ανάρτησης στη Διαύγεια. [TUKANGA-731]

• Στο ιστορικό της υπόθεσης, για ένα αίτημα πρωτοκόλλου καταγράφεται και η χρήση στην οποία έγινε το αίτημα. [TUKANGA-685]

• Τα σχόλια που έγιναν σε μια υπόθεση εμφανίζονται όλα [TUKANGA-728]

• Δίνεται η δυνατότητα προσθήκης σχολίων ή παρατηρήσεων κατά την εκκίνηση μιας νέας υπόθεσης. [TUKANGA-668]

• Δίνεται η δυνατότητα προώθησης μιας υπόθεσης προς μια ομάδα. Τότε η ανάλογη εργασία γίνεται διαθέσιμη σε όλα τα μέλη της ομάδας. [TUKANGA-733]

Διορθώσεις

• Διόρθωση προβλήματος αρχείων τύπου XLSX που εμφανίζονταν στο σύστημα ως DOCX. [TUKANGA-740]

• Διόρθωση προβλήματος μετατροπής των κενών στο σύμβολο + στην ονομασία αρχείων κατά τη λήψη τους. [TUKANGA-715]

• Διόρθωση προβλήματος κατά την ψηφιακή υπογραφή εγγράφου που περιέχει στην ονομασία του παρενθέσεις (). [TUKANGA-730]

1.9.15

Βελτιώσεις

• Διαχείριση αντικατάστασης εργαζομένου [TUKANGA-652]

• Ενισχύθηκε η εμφάνιση της εφαρμογής, ώστε να είναι ευδιάκριτες οι λειτουργίες και τα στοιχεία της, σε οθόνες χαμηλής αντίθεσης [TUKANGA-711]

• Δίνεται ξεκάθαρη οπτική διαφοροποίηση του τρέχοντος βήματος, του επoμένου βήματος και του ιστορικού στην προβολή μιας εργασίας [TUKANGA-690]

• Προστέθηκε η χρήση δικαιωμάτων, με στόχο τη μεταφόρτωση αρχείων στη Διαύγεια [TUKANGA-696]

• Κατά την ανάρτηση αρχικού εγγράφου στη Διαύγεια, το επιστρεφόμενο έγγραφο μπορεί να περιλαμβάνει στην ονομασία του και τον ΑΔΑ [TUKANGA-641]

• Παρέχεται η δυνατότητα αποστολής ενός εγγράφου DOC/DOCX/ODT στη Διαύγεια, με την χρήση της αυτόματης μετατροπής του σε pdf [TUKANGA-605]

• Υποστηρίζεται η προσθήκη ετικετών (tags) σε υποθέσεις και παρέχεται η δυνατότητα αναζήτησης υποθέσεων και με βάση τις ετικέτες αυτές [TUKANGA-653]

• Η προσθήκη ετικετών (tags) σε αρχεία, συνοδεύεται και από προσθήκη σχετικού φίλτρου αναζήτησης των αρχείων αυτών [TUKANGA-654]

• Να φαίνεται σε μια εκκρεμότητα, τι έχει έρθει ως εισερχόμενο έγγραφο στην υπόθεση, σε σύγκριση με το τι έχει προστεθεί από τον χρήστη [TUKANGA-638]

• Στην περίπτωση, όπου ένα έγγραφο έχει σταλεί από την Tukanga στο πρωτόκολλο και από εκεί γίνει ηλεκτρονική διακίνηση, θα εμφανίζεται ο συντάκτης του εγγράφου [TUKANGA-636]

• Διατίθεται η επιλογή των αποδεκτών - κοινοποιήσεων, κατά την αποστολή ενός αιτήματος πρωτοκόλλου, από την λίστα του πρωτοκόλλου [TUKANGA-633]

• Ένας χρήστης της Tukanga, μπορεί πλέον να ενημερώνεται για τα αιτήματα πρωτοκόλλου τα οποία έχουν γίνει σε μια υπόθεση, βάσει του ιστορικό της υπόθεσης αυτής [TUKANGA-677]

• Ο διαχειριστής του συστήματος Tukanga, το οποίο επικοινωνεί με την Διαύγεια μέσω proxy, μπορεί πλέον να ορίσει τις ρυθμίσεις proxy, για την επιμέρους λειτουργία της επικοινωνίας με τη Διαύγεια [TUKANGA-688]

• Δυνατότητα διαγραφής του ορισμού μιας διαδικασίας, στην περίπτωση όπου ο χρήστης έχει τα απαραίτητα δικαιώματα και αντιστοίχως δεν έχουν εκκινηθει διαδικασίες αυτού του τύπου [TUKANGA-659]

• Οι προτεραιότητες, κατά την δημιουργία μιας νέας υπόθεσης, άλλαξαν σε (Κανονικό-Κοινό, Επείγον, Εξ επείγον) [TUKANGA-647]

• Παρέχεται η λειτουργία "Αποθήκευση ως", η οποία αφορά μια έκδοση Διαδικασίας (δημιουργία νέας διαδικασίας με βάση την έκδοση μιας άλλης) [TUKANGA-602]

• Στον ορισμό μιας διαδικασίας προστέθηκε επιπλέον μια ειδική μεταβλητή, η οποία δηλώνει ότι το βήμα πάει μόνο σε άμεσα υφισταμένους [TUKANGA-598]

• Ο σχεδιαστής μιας διαδικασίας, κατά τη σχεδίαση ενός βήματος, μπορεί να καθορίζει ποια θα είναι τα προαπαιτούμενα για να επιτραπεί η μετάβαση σε αυτό το βήμα [TUKANGA-303]

Διορθώσεις

• Διόρθωση προβλήματος αναφορικά με το εύρος ημερομηνιών, κατά την αναζήτηση των αρχείων και των υποθέσεων [TUKANGA-676]

1.8.9

Βελτιώσεις

• Εμπλουτισμός της πληροφορίας που παρέχεται κατά την αναζήτηση του ιστορικού ενός αρχείου: πλέον είναι προσβάσιμες όλες οι υποθέσεις στις οποίες συμμετέχει το αρχείο [TUKANGA-629]

• Στο ιστορικό υπόθεσης πλέον φαίνεται ως γεγονός η ενέργεια εκκίνησης άλλης υπόθεσης από τις περισσότερες ενέργειες [TUKANGA-591]

Διορθώσεις

• Κατά την ανάκτηση του ιστορικού αρχείου , διόρθωση σφάλματος λειτουργίας όταν η διαδικασία που σχετίζεται με το αρχείο έχει διαγραφεί [TUKANGA-632]

• Επίλυση προβλήματος με τις "Άλλες ενέργειες" στην περίπτωση που υπάρχουν πολλαπλοί αποδέκτες, πλέον το ιστορικό αρχείου τους εμφανίζει όλους [TUKANGA-618]

• Κατά την προβολή ιστορικού αρχείου, αν υπάρχουν αρχεία στη λίστα κάτω από το επιλεγμένο αρχείο, πλέον δεν "κόβονται" μέχρι να κλείσει η προβολή του ιστορικού [TUKANGA-625]

• Πλέον φαίνονται αναλυτικά οι εγκρίσεις βάζοντας τον κέρσορα του ποντικιού πάνω από τον αριθμό των εγκρίσεων [TUKANGA-616]

1.8.8

Βελτιώσεις

• H λίστα εκκρεμοτήτων θυμάται τη θέση που είχε μείνει πριν την προβολή μιας εκκρεμότητας [TUKANGA-596]

  

Νέες Δυνατότητες

• Δυνατότητα ορισμού της θέσης της ψηφιακής υπογραφής [TUKANGA-608]

  

Διορθώσεις

• Επίλυση προβλημάτων κατά την προώθηση εκκρεμοτήτων σε πολλούς παραλήπτες. Το ιστορικό του αρχείου ενημερώνεται με τα ονόματα των παραληπτών και οι εκκρεμότητες εμφανίζονται ως διαθέσιμες και είναι προσβάσιμες από όλους τους παραλήπτες [TUKANGA-610],[ΤUKANGA-611]

Επίλυση ζητημάτων με την εμφάνιση του ιστορικού αρχείου στην περίπτωση προωθήσεων σε περισσοτέρους του ενός παραλήπτες.Στο ιστορικό δεν καταγραφόταν σωστά τα ονόματα των εμπλεκομένων. Σε ορισμένες περιπτώσεις ζήτημα μπορούσε να δημιουργηθεί και με την ίδια την προώθηση , με την έννοια ότι μπορεί να μην εμφανιζόταν ορθά ως διαθέσιμη σε όλους τους εμπλεκομένου. Μία υπόθεση η οποία προωθείται σε περισσότερα του ενός πρόσωπα γίνεται διαθέσιμη στα πρόσωπα αυτά (δεν ανατίθεται ταυτόχρονα σε όλους τους εμπλεκομένους. Γίνεται διαθέσιμη προς ανάληψη σε όλους τους εμπλεκομένους)

1.8.3

Βελτιώσεις

• Διαγραφή άκυρων υποθέσεων από τον εκκινητή [TUKANGA-501]

Παρέχεται η δυνατότητα στον εκκινητή της διαδικασίας να διαγράψει μία υπόθεση του. Τα σχετικά έγγραφα τα οποία ενδεχομένως είχαν επισυναφθεί στην υπόθεση διαγράφονται επίσης (στην περίπτωση που το έγγραφο έχει διακινηθεί και σε άλλη υπόθεση , διαγράφεται μόνο από την υπόθεση του και όχι από τις υπόλοιπες στις οποίες έχει ενδεχομένως διακινηθεί)

• Στο αίτημα πρωτοκόλλου συμπληρώνεται αυτόματα το θέμα της υπόθεσης [TUKANGA-573]

Κατά τη δημιουργία νέου αιτήματος προς το σύστημα του πρωτοκόλλου, προτείνεται αυτόματα ως θέμα της αίτησης, η περιγραφή της υπόθεσης από την οποία αιτούμαστε την εργασία του πρωτοκόλλου. Ο χρήστης του συστήματος μπορεί, εάν το επιθυμεί,να μεταβάλει το προτεινόμενο θέμα

• Κατά την ψηφιακή υπογραφή ενός αρχείου τύπου doc/docx/odt, δεν δημιουργούνται πλέον δύο αντίγραφα του αρχείου σε μορφή pdf (Ένα με την υπογραφή και ένα χωρίς) αλλά μόνον ένα pdf. [TUKANGA-582]

Κατά την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου το σύστημα μετατρέπει αυτόματα έγγραφα τα οποία δεν είναι τύπου Portable Document Format Link (opens new window) και κατόπιν παράγει την υπογεγραμμένη έκδοση του εγγράφου. Σε παλαιότερες εκδόσεις το σύστημα διατηρούσε και την ενδιάμεση μορφή του εγγράφου. Πλέον διατηρείται μόνο η τελική, υπογεγραμμένη μορφή του εγγράφου. Έτσι, εάν για παράδειγμα το επισυναπτόμενο έγγραφο, έστω "Αίτηση.docx" είναι σε μορφή Microsoft Document (docx), κατά την ψηφιακή του υπογραφή είχαμε επιπλέον δύο παραγόμενες εκδόσεις του εγγράφου , τύπου PDF. Το έγγραφο "Aίτηση.pdf" που ήταν η έκδοση του εγγράφου που είχε προκύψει από την μετατροπή του docx σε pdf , αλλά και την μετέπειτα ψηφιακά υπογεγραμμένη έκδοση του pdf. Πλέον η ενδιάμεση pdf έκδοση που έχει προκύψει από την μετατροπή σε pdf δεν διατηρείται στο σύστημα. Διατηρείται μόνο η τελευταία υπογεγραμμένη μορφή του. Υπάρχει δηλαδή η αρχική έκδοση του εγγράφου σε μορφή docx και η ψηφιακά υπογεγραμμένη μορφή του σε pdf

• Κατά την μετατροπή εγγράφου σε pdf, το αρχείο δεν παίρνει πλέον διπλή κατάληξη (π.χ .doc.pdf) αλλά απλή (.pdf) [TUKANGA-583]

Η μετατροπή εγγράφου από doc/docx/odt σε μορφή pdf, οδηγούσε σε μεταβολή της επέκτασης του αρχείου με την μορφή προσθήκης στην κατάληξη, π.χ. Αίτηση.docx.pdf. Η μορφή αυτή ενδεχομένως να δημιουργούσε πρόβλημα όταν τα έγγραφα μετακινούνται εκτός συστήματος, π.χ. μέσω της αποστολής με email. Για τον λόγο αυτό η προγενέστερη κατάληξη του εγγράφου, αναιρείται. Το έγγραφο πλέον διατηρεί μόνο την μία κατάληξη π.χ Αίτηση.pdf

• Βελτίωση της ταχύτητας εκκίνησης διαδικασίας [TUKANGA-580]

Πραγματοποιήθηκαν αρκετές μεταβολές στην διαδικασία εκκίνησης διαδικασιών (στο σύστημα του πρωτοκόλλου οι αλλαγές αυτές αντιστοιχούν σε αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο γίνεται η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων), με στόχο την επιτάχυνση της διαδικασίας και την γρηγορότερη ολοκλήρωση των σχετικών εργασιών

• Βελτίωση ταχύτητας λήψης στοιχείων οργανογράμματος [TUKANGA-581]

Ομοίως, στην προσπάθεια γρηγορότερης ολοκλήρωσης των σχετικών εργασιών,πραγματοποιήθηκαν αλλαγές στο σκέλος της ανάκτησης στοιχείων οργανογράμματος

Νέες Δυνατότητες

• Ειδοποίηση στο Tukanga για το ακριβές αντίγραφο [TUKANGA-496]

Στην περίπτωση που στο σύστημα του πρωτοκόλλου, ένα απεσταλμένο έγγραφο, γίνεται ακριβές αντίγραφο έχουμε αυτόματη ενημέρωση του εγγράφου στην υπόθεση. Πραγματοποιείται νέα έκδοση του εγγράφου

• Ακύρωση αιτήματος Πρωτοκόλλου από Tukanga [TUKANGA-579]

Πλέον παρέχεται η δυνατότητα να ακυρωθεί ένα αίτημα προς το σύστημα του πρωτοκόλλου. Ο χρήστης του συστήματος πρωτοκόλλου μπορεί να διαγράψει αιτήματα τα οποία ακόμη δεν έχουν διεκπεραιωθεί. Ο χρήστης του συστήματος διακίνησης εγγράφων ο οποίος είχε αποστείλει το αίτημα ενημερώνεται με σχετική ειδοποίηση (Notification). Το αίτημα μπορεί να ακυρωθεί και από το σύστημα διακίνησης εγγράφων (Tukanga)

• Δυνατότητα ορισμού εγγράφου ως 'Κυρίως' ή 'Συνημμένο/συνοδευτικό' και της ημερομηνίας παραλαβής του [TUKANGA-565 Α]

Πλέον παρέχεται η δυνατότητα χαρακτηρισμού ενός εγγράφου ως Έγγραφο ή Συνημμένο/Συνοδευτικό. Ο χαρακτηρισμός αυτός , πέρα από τον ενημερωτικό χαρακτήρα που έχει διαφοροποιεί τον τρόπο που διαχειρίζεται το έγγραφο από το σύστημα του πρωτοκόλλου κατά την διεπεραίωση σχετικών αιτημάτων. Τα συνημμένα/συνοδευτικά έγγραφα, δεν παίρνουν "σφραγίδα" πρωτοκόλλου (εμφάνιση αρ. πρωτοκόλλου στο ψηφιακό έγγραφο)

• Αίτημα πρωτοκόλλου: περισσότερες επιλογές όπως 'Επισύναψη' [TUKANGA-565 Β]

Κατά την αποστολή αιτήματος από το σύστημα διακίνησης προς το σύστημα πρωτοκόλλου, υπάρχουν περισσότερες διαθέσιμες επιλογές. Έτσι μπορεί κανείς να δει τις επιλογές ( Νέο Οίκοθεν, Νέο Εισερχόμενο, Επισύναψη εγγράφου, Διεκπεραίωση, Αρχειοθέτηση). Η επιλογή Νέο Οίκοθεν δημιουργεί ένα αίτημα προς το σύστημα πρωτοκόλλου για την πρωτοκόλληση νέου εξερχομένου από τον οργανισμό εγγράφου (με σχετικά επισυναπτόμενα έγγραφα). Η επιλογή Νέο Εισερχόμενο επίσης δημιουργεί αίτημα για την δημιουργία νέου πρωτοκόλλου αλλά αυτή την φορά χαρακτηρισμένου ως εισερχομένου εγγράφου. Και στις δύο παραπάνω περιπτώσεις δημιουργούνται νέα πρωτόκολλα κατά την διεκπεραίωση του αιτήματος. Στην περίπτωση που τα επισυναπτόμεν έγγραφα μεταβάλλονται κατά την διαδικασία πρωτόκολλησης (π.χ. παίρνουν ψηφιακή σφραγίδα με τον αριθμό πρωτοκόλλου) , τότε η νέα έκδοση του εγγράφου γίνεται αυτόματα διαθέσιμη στο σύστημα διακίνησης εγγράφων. Οι περιπτώσεις του αιτήματος με χαρακτηρισμό μία εκ των "Επισύναψη εγγράφου, Διεκπεραίωση, Αρχειοθέτηση" δεν οδηγούν σε έκδοση νέου αριθμού πρωτόκολλου κατά την διεκπεραίωση τους. Απαιτούν από τον χρήστη τον προσδιορισμό ενός υφιστάμενου πρωτοκόλλου στο οποίο επισυνάπτουν έγγραφα (νέα έγγραφα ή νέες εκδόσεις υφιστάμενων εγγράφων). Στην περίπτωση της Επισύναψης το έγγραφο το οποίο αποστέλλεται ως μέρος του αιτήματος επισυνάπτεται απλά στα διαθέσιμα έγγραφα του πρωτοκόλλου (χωρίς να επηρεάζει την διεκπεραίωση του εγγράφου). Στην περίπτωση της Διεκπεραίωσης πραγματοποιείται επίσης επισύναψη του εγγράφου αλλά με την επιλογή αυτή επηρεάζονται και τα στοιχεία διεκπεραίωσης του πρωτοκόλλου. Τέλος, η περίπτωση της Αρχειοθέτησης είναι η απλούστερη όλων. Σηματοδοτεί απλά ότι το συγκεκριμένο πρωτόκολλο μπορεί να αρχειοθετηθεί και δεν απαιτείται καμμία περαιτέρω ενέργεια

1.7.9

Βελτιώσεις

• Αλλαγή στο έγγραφο (σφραγιδάκι, υπογραφές κ.ά) να γίνεται νέα έκδοση στο TUKANGA. [TUKANGA-227]

Όλες οι αλλαγές που έχουν σχέση με μεταβολή ενός ψηφιακού εγγράφου στο σύστημα του πρωτοκόλλου, οδηγούν σε νέες εκδόσεις στο σύστημα διακίνησης εγγράφων

• Δυνατότητα αναζήτησης εγγράφων με χρήση αριθμού πρωτοκόλλου [TUKANGA-478]

Ολοκληρώθηκε η υλοποίηση της δυνατότητας αναζήτησης εγγράφων με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου

Νέες Δυνατότητες

• Διαγραφή συνημμένου αρχείου από ένα task [TUKANGA-176]

Ο χρήστης του συστήματος, που επισύναψε ένα έγγραφο σε κάποια υπόθεση έχει πλέον την δυνατοτητα διαγραφής του αρχείου αυτού. Στην περίπτωση που το έγγραφο αυτό έχει διακινηθεί σε άλλους χρήστες και υποθέσεις, τότε η διαγραφή του δεν επιτρέπεται

• Δυνατότητα αποστολής διακριτών εκδόσεων ενός εγγράφου προς το σύστημα πρωτοκόλλου [TUKANGA-544]

Κατά την αποστολή εγγράφων προς το σύστημα πρωτοκόλλου, δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να επιλέξει διακριτές εκδόσεις του και όχι μόνο την τελευταία του έκδοση

• Δυνατότητα διεκπεραίωσης πρωτοκόλλου χωρίς επισυναπτόμενο αρχείο [TUKANGA-551]

Δυνατότητα αιτήματος προς το πρωτόκολλο, χωρίς να καθορίζεται κάποιο επισυναπτόμενο έγγραφο