eProtocol

1.24.028

Ηλεκτρονική αλληλογραφία

• Βελτίωση στην μετατροπή κειμένου e-mail σε PDF.
• Δυνατότητα αναζήτησης με φίλτρα.

Ηλεκτρονική διακίνηση

• Διόρθωση έγκρισης αιτήματος πρωτοκόλλου. Σε περίπτωση σφάλματος το αίτημα παρέμενε δεσμευμένο στον πρώτο χειριστή.
• Στην καρτέλα του πρωτοκόλλου προστέθηκε ειδική ένδειξη όταν το έγγραφο προέρχεται από ηλεκτρονική διακίνηση. Με κλικ επάνω στο εικονίδιο με το ανοιχτό βιβλίο εμφανίζεται το ιστορικό της ηλεκτρονικής διακίνησης.

1.23.030

Απευθείας εκτύπωση ετικετών από το σύστημα

Με την ενεργοποίηση του σχετικού κανόνα, όταν πατάμε το κουμπί "Εκτύπωση ετικέτας" στέλνεται αυτόματα η επιθυμητή ετικέτα στον εκτυπωτή. Βασική προϋπόθεση είναι να έχει εγκατασταθεί ήδη ο Άτλας.

Πολλαπλή επισύναψη εγγράφων σε πρωτόκολλο με δυνατότητα drag and drop

Αφού ενεργοποιηθεί ο σχετικός κανόνας, οι χρήστες μπορούν να ανεβάσουν πολλά αρχεία με μια κίνηση στα εξωτερικά αρχεία. Αφού ολοκληρωθεί το ανέβασμα των αρχείων μπορούμε να επεξεργαστούμε τις λεπτομέρειες όλων των εγγράφων πριν κάνουμε αποθήκευση.

Δυνατότητα συνολικής εξαγωγής εγγράφων από το πρωτόκολλο

Όταν κάνουμε αναζήτηση πρωτοκόλλων μπορούμε να επιλέξουμε να συμπεριλάβουμε τα εξωτερικά αρχεία. Έτσι ενεργοποιείται ένα κουμπί το οποίο μας επιτρέπει να κατεβάσουμε τα συνημμένα αρχεία σε μορφή .zip.

1.23.029

Δυνατότητα αυτόματης αποστολής email χρέωσης από το σύστημα του πρωτοκόλλου όταν αυτό συνεργάζεται με Process και Org

Πλέον όταν ενα βιβλίο πρωτοκόλλου λειτουργεί με διασύνδεση Process και Org μπορεί να διαχειρίζεται αυτόματες αποστολές email σε διευθύνσεις που αφορούν οργανωτικές μονάδες και πρόσωπα που βρίσκονται στο Org, με παρόμοιο τρόπο με αυτον που διαχειριζόταν τις αποστολές email χρησιμοποιώντας το υφιστάμενο οργανόγραμμα. Πιο συγκεκριμένα, έχει τη δυνατότητα να στείλει email ενημέρωσης υπευθύνου από τη διεύθυνση που υπάρχει στην οργανωτική μονάδα και email ενημέρωσης υπαλλήλου από τη διεύθυνση email που υπάρχει στο πρόσωπο.

Παραλαβή αποδεικτικού ανάγνωσης email που έχει σταλεί από τα εξωτερικά αρχεία σε διεύθυνση email που έχει οριστεί στο προφίλ του χρήστη

Προαιρετικά μπορούμε να λαμβάνουμε αποδεικτικό ανάγνωσης για τα email που στέλνουμε από τα εξωτερικά αρχεία σε διεύθυνση που έχουμε ορίσει στο προφίλ μας. Αν δεν έχουμε ορίσει κάποια διεύθυνση το αποδεικτικό πηγαίνει στη διέυθυνση του αποστολέα. Η δυνατότητα αυτή ενεργοποιείται από τη "Διαχείριση Παραμετρικών Τιμών Email Server" στο κεντρικό μενού "Διαχείριση".

Nεα φίλτρα στο Ευρετήριο Πρωτοκόλλου σχετικά με το αν και πότε έχει γίνει αποστολή email από τα εξωτερικά αρχεία των εγγράφων

Μπορούμε να ορίσουμε με σχετικό φίλτρο αν θέλουμε να εντοπίσουμε τα έγγραφα απο τα οποία έχουν γίνει αποστολές email από την οθόνη των εξωτερικών αρχείων και επιπροσθέτως να ορισουμε χρονικό εύρος από-έως στην ημερομηνία αποστολής. Στη λίστα των αποτελεσμάτων, σε κάθε αριθμό υπάρχει η δυνατότητα να προβάλουμε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αποστολές αυτές που αφορούν την ημ./ώρα αποστολής, ποιό αρχείο απεστάλει, σε ποιες διευθύνσεις και ποιος ήταν ο χειριστής που πραγματοποίησε την αποστολή. Η ιδια πληροφορία εμφανίζεται και στην οθόνη των εξωτερικών αρχείων, όπου έχουν προηγηθεί αποστολές email.

Ελεγχος για την ύπαρξη ΑΔΑ σε προηγούμενο αριθμό πρωτοκόλλου του ιδίου βιβλίου κατα τη διαδικασία εισαγωγής εγγράφου απο τη Διαύγεια

Όταν επιχειρούμε να κάνουμε εισαγωγή ενός εγγράφου από τη Διαύγεια τότε πραγματοποιείται έλεγχος για το αν ο ΑΔΑ που αφορά το έγγραφο εισαγωγής υπάρχει ήδη σε προηγούμενο αριθμό πρωτοκόλλου στο βιβλίο που βρισκόμαστε. Αν βρεθεί οτι υπάρχει, τοτε εμφανίζεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα και δίνεται η δυνατότητα μετάβασης στο έγγραφο που έχει ήδη αυτό τον ΑΔΑ.

Επιλογή ανάθεσης στην ηλεκτρονική διακίνηση ξεκινώντας από το πρόσωπο

Εναλλακτικά με τον προηγούμενο τρόπο, μπορούμε να ορίσουμε μια ανάθεση σε μια υπόθεση ξεκινώντας να επιλέγουμε από το πρόσωπο. Και με τους 2 τρόπους, αν οι επόμενες επιλογές ειναι μοναδικές τότε ορίζονται αυτόματα.

Μεταροπή αρχείων εικόνας σε PDF ωστε να μπορεί να γίνεται εισαγωγή σφραγίδας και να μπορούν να υπογράφονται ψηφιακά

Όταν επισυνάπτουμε κάποιο αρχείο εικόνας, όπως jpg, gif, png, multi page tiff, και έχουμε ενεργοποιημένο τον κανόνα της σφραγίδας τότε το αρχείο μετατρέπεται αυτόματα σε pdf και παίρνει την καθορισμένη σφραγίδα. Επίσης έτσι μπορεί να μπει και ψηφιακή υπογραφή στο αρχείο αυτό.

1.23.028

Nεα φίλτρα στο Ευρετήριο Πρωτοκόλλου: Τρόπος Παραλαβής και Τρόπος Αποστολής

1.23.027

Δικαιώματα ομάδων χρηστών για την Ηλεκτρονική Αλληλογραφία και την Διαχείριση Ηλεκτρονικής Διακίνησης

Διασύνδεση βιβλίου πρωτοκόλλου με Open1Process χρησιμοποιώντας το εσωτερικό οργανόγραμμα

Μπορούμε να διασυνδέσουμε μια χρήση πρωτοκόλλου με το σύστημα διαχείρισης διαδικασιών Open1Process δηλώνοντας οτι θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε το υπάρχον εσωτερικό οργανόγραμμα. Με αυτό τον τρόπο μπορούμε να έχουμε αποστολή αιτημάτων καθώς και την ενεργεια πρωτοκόλλου απο το Open1Process καθώς και τη διαλειτουργικότητα με το σύστημα διαδικτυακής πύλης Entrance αλλά δεν μπορούμε να έχουμε τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής διακίνησης. Το σύστημα πρωτοκόλλου διατηρεί εξ ολοκλήρου τη λειτουργικότητα που είχε πριν από τη διασύνδεση με τη χρήση του εσωτερικού οργανογράμματος.

Ομαδοποίηση χρήσεων για την εσωτερική διακίνηση

Μπορούμε να δημιουργήσουμε ομάδες χρήσεων που στη συνέχεια μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε ως προορισμούς στην εσωτερική διακίνηση.

1.23.026

Προβολή πλήθους εγγραφών στις λίστες των αιτημάτων

Στις τρείς προβολές λίστας αιτημάτων (Εκκρεμή - Ολοκκληρωμένα - Ακυρωμένα) προβάλλεται και το πλήθος τους.

Εξαγωγή σε αρχείο excel ιστορικού μεταβολών από καρτέλα αναλυτικού

Η λίστα του ιστορικού μεταβολών ενος εγγράφου μπορεί με ένα κλικ να εξαχθεί σε αρχείο excel.

1.23.025

Αλλαγή τίτλου υπόθεσης όταν αλλάζει το θέμα του πρωτοκόλλου

Εφόσον είναι ενεργοποιημένος ο σχετικός κανόνας, όταν αλλάζει το θέμα ενός πρωτοκόλλου τότε αλλάζουν περιγραφή σύμφωνα με αυτό και οι αντίστοιχες υποθέσεις που έχουν ξεκινήσει από αυτό το πρωτόκολλο.

1.23.024

Απευθείας εμφάνιση του περιεχομένου της τελευταίας έκδοσης συνημμένου

Εφόσον το σύστημα πρωτοκόλλου χρησιμοποιεί το ίδιο αποθηκευτικό μέσο με το σύστημα διαχείρισης διαδικασιών τότε στην προβολή αρχείου βλέπουμε πάντα τη τελευταία έκδοση του αρχείου, ανεξάρτητα από την έκδοση που έιχε ανεβεί από το πρωτόκολλο. Το ίδιο ισχύει και για τη λειτουργία αποστολής email σε αποδέκτες/κοινοποιήσεις.

Επιβολή τελικής κατάστασης σε πρωτόκολλο

Όταν στο βιβλίο πρωτοκόλλου έχουμε δηλωμένη μια τελική κατάσταση και από το συστημα διαχείρισης διαδικασιών γίνει διεκπεραίωση ή αρχειοθέτηση ή κάποιο άλλο τρίτο σύστημα ορίσει την ημερομηνία εξόδου σε κάποιο πρωτόκολλο τότε στο πρωτόκολλο αυτό θα οριστεί αυτόματα η κατάσταση αυτή.

Ενημέρωση αποδεκτών/κοινοποιήσεων από τρίτα συστήματα

Το σύστημα διαχείρισης διαδικασιών ή άλλα τρίτα συστήματα έχουν τη δυνατότητα να στείλουν έναν ή περισσότερους αποδέκτες/κοινοποιήσεις σε ένα πρωτόκολλο.

Ενημέρωση παρατηρήσεων πρωτοκόλλου από το api

Το σύστημα διαχείρισης διαδικασιών ή άλλα τρίτα συστήματα έχουν τη δυνατότητα να στείλουν παρατηρήσεις και κατά την απόδοση ενος νέου αριθμού αλλά και κατά την ενημέρωση στοιχείων ενός υπάρχοντος αριθμού.

Αναζήτηση εγγράφων με κριτήριο το αν υπάρχουν υποθέσεις ή όχι

Απο το ευρετήριο πρωτοκόλλου μπορούμε πλέον να επιλέξουμε να μας φέρει όσα έγγραφα έχουν έστω και μία υπόθεση ή αυτά που δεν έχουν καθόλου υποθέσεις.

Προσθήκη κατάστασης εγγράφου με τις επιλογές "Ακαθόριστη", "Σχέδιο" και "Υπογεγραμμένο"

Στην οθόνη των εξωτερικών αρχείων μπορούμε αν θέλουμε να ορίσουμε την κατάσταση σύμφωνα με τις παραπάνω επιλογές. Στην περίπτωση που επιλέξουμε "Σχέδιο" το αρχείο αυτό δεν θα ειναι διαθέσιμο σαν επιλογή στην ηλεκτρονική διακίνηση.

Αναζήτηση με Ημ/νια Χρέωσης

Εχουμε τη δυνατότητα με το ευρετήριο πρωτοκόλλου να χρησιμοποιούμε σαν φίλτρο την Ημερομηνία Χρέωσης.

Στοιχεία χρέωσης στο μαζικό κλείσιμο

Έχουμε πλέον τη δυνατότητα να συμπληρώσουμε τα στοιχεία χρέωσης στο μαζικό κλείσιμο εγγράφων.

1.23.023

Δυνατότητα πρωτοκόλλησης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

Πλέον στο πρωτόκολλο μαζεύεται όλη η ηλεκτρονική αλληλογραφία από κάποια συγκεκριμένη ηλεκτρονκή διεύθυνση και μπορούμε να δημιουργήσουμε πρωτόκολλο με το περιεχόμενο αλλά και τα συνημμένα έγγραφα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Διασύνδεση με την ΙΡΙΔΑ

Έχουμε τη δυνατότητα να παραλαμβάνουμε και να στέλνουμε μηνύματα στο σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης ΙΡΙΔΑ χρησιμοποιώντας το λογαριασμό διασύνδεσης που έχουμε εκεί. Μπορούμε να αντιστοιχίσουμε το λογαριασμό μας στο πρωτόκολλο με ένα λογαριασμό χρήστη Ιρίδας και στη συνέχεια να προβάλουμε τα εισερχόμενα μηνύματα που μας έχουν αποσταλεί, να επιλέξουμε κάποιο από αυτά και να το πρωτοκολλήσουμε.

Επίσης μπορούμε να στείλουμε έγγραφο στην ΙΡΙΔΑ μεσά από ένα συγκεκριμένο πρωτόκολλο συμφωνα με το θέμα, τον αριθμό πρωτοκόλλου και τα συνημμένα που περιέχονται εκεί επιλέγοντας έναν η περισσότερους αποδέκτες από το αρχείο αποδεκτών της Ίριδας.

Αναζήτηση με ημ/νια διεκπεραίωσης

Εχουμε τη δυνατότητα με το ευρετήριο πρωτοκόλλου να χρησιμοποιούμε σαν φίλτρο την Ημερομηνία Διεκπεραίωσης.

1.23.016

#Προβολή της διαγραφής εξωτερικού αρχείου και διαγραφής πολλαπλής χρέωσης στην οθόνη του ιστορικού μεταβολών του αναλυτικού

Οι διαγραφές στα εξωτερικά αρχεία και στις πολλαπλές χρεώσεις ειναι πλέον ορατές ως ενέργειες και από την οθόνη του ιστορικού μεταβολών του αναλυτικού πρωτοκόλλου. Σε κάθε έγγραφο ξεχωριστά φαίνεται ποιά και πότε αρχεία ή πολλαπλές χρεώσεις έχουν διαγραφεί.

#Επαναποστολή ενος επιλεγμένου συνημμένου που διαγράφηκε στη tukanga κατά τη δημιουργία υπόθεσης από το πρωτόκολλο

Στην περίπτωση που ξεκινούμε μια υπόθεση απο το πρωτόκολλο και έχουμε επιλέξει κάποιo συνημμένο που έχει προκύψει από αίτημα και στη συνέχεια διαγράφηκε στο απομακρυσμένο σύστημα τότε το αρχείο αυτό θα σταλέι ξανά σαν νέο αρχείο. Με αυτό τον τρόπο διορθώθηκε σφάλμα που δεν προηγουμένως δεν επέτρεπε την εκκίνηση της υπόθεσης.

#Δημιουργία νέας εκδοσης σε αρχείο της tukanga όταν γίνεται αντικατάσταση του αντίστοιχου αρχείου στο πρωτόκολλο

Όταν στο πρωτόκολλο αντικαθιστούμε ένα αρχείο που υπάρχει και στη tukanga τότε μας εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου με δυο επιλογές. Η μια είναι να αντικαταστήσουμε το αρχείο στο πρωτόκολλο και να δημιουργηθεί νέα έκδοση στη tukanga και η άλλη είναι να μη συμβεί καμμία αλλαγή.

1.23.015

#Επιλογή εξωτερικών αρχείων για προώθηση κατά την λειτουργία της Εσωτερικής Αποστολής.

• Πριν αποστείλω ένα εξερχόμενο έγγραφο σε κάποιο άλλο βιβλίο (χρήση) πρωτοκόλλου με τη διαδικασία της εσωτερικής αποστολής, έχω πλέον τη δυνατότητα να επιλέξω ποιά από τα εξωτερικά αρχεία που αφορούν το εξερχόμενο θέλω να αποσταλούν στον προορισμό της αποστολής. Προηγουμένως η εσωτερική αποστολή έστελνε όλα τα αρχεία εξερχομένου χωρίς τη δυνατότητα επιλογής.

#Ευρετήριο Εσωτερικής Αποστολής - Μεταγενέστερη ημερομηνία ορθής επανάληψης από την πιο πρόσφατη ημερομηνια ηλ. διακίνησης.

• Ως χρήστης πρωτοκόλλου ανήκω σε ομάδα με ενεργό τον περιορισμό προσβασής μονο στα έγγραφα της οργανωτικής μου μονάδας. Έτσι έχω ενεργό το φίλτρο στην αναζήτηση των εισερχομένων της εσωτερικής αποστολής ώστε να μου εμφανίζονται άμεσα όσα έγγραφα έχουν φτάσει στο βιβλίο μου με εσωτερική αποστολή τα οποία δεν έχουν ακόμα διακινηθεί ηλεκτρονικά σε κάποια από τα τμήματα μου. Απο εδώ και στο εξής θα μου εμφανίζοται επίσης και όσα έγγραφα που ενώ έχουν διακινηθεί σε τμήμα μου έχουν δεχτεί μεταγενέστερη ορθή επανάληψη από την προέλευση τους.

#Προκαταρκτικός έλεγχος και δυνατότητα επεξεργασίας στους αποδέκτες/κοινοποιήσεις ενος αιτήματος.

• Πριν διεκπεραιώσω ένα αίτημα που περιέχει αποδέκτες - κοινοποιήσεις, έχω τη δυνατότητα να μεταβάλλω τις τιμές της περιγραφής και του email, καθώς και να διαγράψω κάποιες από τις εγγραφές αυτές. Ετσι όταν το σύστημα με προειδοποιεί οτι κάποια τιμή από αυτές έχει παραπάνω πλήθος χαρακτήρων από το επιτρεπόμενο που ορίζει η ΒΔ, έχω τη δυνατότητα να περιορίσω την τιμή έτσι ώστε να γίνει αποδεκτή. Επίσης αν αντιληφθώ οτι κάποια κοινοποίηση είναι ήδη καταγεγραμμένη και σαν αποδέκτης μπορώ να τη διαγράψω. Έτσι στη συνέχεια μπορώ να προχωρήσω σε μια επιτυχή διεκπεραίωση του αιτήματος.

1.23.014

Αποτροπή ηλεκτρονικής διακίνησης χωρίς επισυναπτόμενο έγγραφο με κανόνα

• Δημιουργία ενός νέου κανόνα για κάθε χρήση πρωτοκόλλου που αποτρέπει την εκκίνηση ηλεκτρονικής διακίνησης, αν δεν υπάρχει έστω και ένα επισυναπτόμενο έγγραφο. Χρειάζεται ο κανόνας να είναι ενεργοποιημένος στη χρήση πρωτοκόλλου για να μπορεί να λειτουργήσει.

Ειδοποίηση Tukanga για τη δημιουργία "Ακριβούς Αντιγράφου"

• Όταν σε ένα πρωτόκολλο γίνει δημιουργία ενός «Ακριβούς Αντιγράφου» θα επιστρέφει ειδοποίηση στο Tukanga εφόσον το έγγραφο αυτό έχει δημιουργηθεί κατόπιν αιτήματος πρωτοκόλλου από το Tukanga.

Υποχρεωτική περιγραφή της υπόθεσης

• Όταν σε ένα πρωτόκολλο δεν υπάρχει θέμα, πλέον γίνεται έλεγχος κατά την εκκίνηση της ηλεκτρονικής διακίνησης που το επισημαίνει. Σε αυτή την περίπτωση ο υπάλληλος του πρωτόκολλου χρειάζεται κατ’ ελάχιστον να δίνει μια περιγραφή στην υπόθεση.

Βελτίωση του ευρετηρίου εσωτερικής αποστολής

• Δίνεται πλέον η δυνατότητα στο ευρετήριο της εσωτερικής αποστολής ως πρώτη εικόνα να εμφανίζει τα πρωτόκολλα στα οποία δεν έχει γίνει ηλεκτρονική διακίνηση, για την οργανωτική μονάδα όπου ανήκει ο συνδεδεμένος χρήστης.

• Επίσης έχει προστεθεί ένα νέο φίλτρο στην αναζήτηση με ονομασία «Μόνο τα έγγραφα που δεν έχουν ηλεκτρονική διακίνηση» που όταν επιλεγεί, εμφανίζονται τα πρωτόκολλα στα οποία δεν έχει γίνει ηλεκτρονική διακίνηση. Όταν δεν είναι επιλεγμένο, τότε εμφανίζονται όλα τα πρωτόκολλα, είτε έχει γίνει ηλεκτρονική διακίνηση είτε όχι.

• Τέλος, έχει προστεθεί μια νέα στήλη στα αποτελέσματα αναζήτησης που εμφανίζει σε ποιες οργανωτικές μονάδες έχει γίνει ηλεκτρονική διακίνηση, χωρίς να απαιτείται πρόσβαση στην αναλυτική καρτέλα του πρωτοκόλλου.

1.23.013

• Μπορούμε να χαρακτηρίσουμε μια χρήση ως ανενεργή έτσι ώστε να μην εμφανίζεται σαν επιλογή προορισμού στις λειτουργίες της εσωτερικής διακίνησης και αποστολής (Γενικες Παράμετροι -> Στοιχεία χρήσης -> Ανενεργή χρήση).

• Στην περίπτωση που έχουμε δεχθεί λάθος ανάθεση σε υπόθεση, η οποία ξεκίνησε από το πρωτόκολλο, μπορούμε να δηλώσουμε τη λάθος ανάθεση στο σύστημα του πρωτοκόλλου και στη συνέχεια είτε:

  1. Αν γινει το αίτημα αποδεκτό από τον υπεύθυνο χειριστή του πρωτοκόλλου, η υπόθεση θα ακυρωθεί.
  2. Αν διαγραφεί το αίτημα, θα πρέπει να αναλάβουμε την εργασία μας. Ο χειριστής του πρωτοκόλλου μπορεί να δει στην προβολή του αιτήματος την επωνυμία μας, τον τίτλο της υπόθεσης, τις παρατηρήσεις μας καθώς και τα έγγραφα με τα οποία σχετίζεται η υπόθεση αυτή, ώστε να είναι σε θέση να κρίνει αν έχει γίνει λάθος ή όχι και να πράξει ανάλογα.

• Στους αποδέκτες/κοινοποιήσεις ενος αιτήματος μπορεί αντίστοιχως να καταχωρείται και η σχετική διεύθυνση email.

• Η διεξαγωγή της απ' ευθείας πρωτοκόλλησης, ενημερώνει με νεα έκδοση το έγγραφο απο το οποίο αιτήθηκε.

• Δυνατότητα ακύρωσης πρωτοκόλλου, με χρήση σχετικού δικαιώματος.

• Η επιτυχής αποστολή mail από την οθόνη των συνημμένων, ενημερώνει το ιστορικό μεταβολών.

• Στην ηλεκτρονική διακίνηση μπορούν ταυτόχρονα να ξεκινήσουν περισσότερες απο μια υποθέσεις, με την επιλογή μιας "ομαδικής ανάθεσης".

• Στις ρυθμίσεις σφραγίδας, μπορεί να οριστεί διαφορετικό κείμενο για τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα έγγραφα.

• Στη λίστα εισερχομένων της εσωτερικής αποστολής, προβάλλονται και οι ημερομηνίες των ορθών επαναλήψεων που έχουν γίνει στο έγγραφο προέλευσης.

• Προβολή λίστας με τα ακυρωμένα αιτήματα.

• Στις Ρυθμίσεις αποστολής mail μπορούν να προστεθούν περισσότερες από μια διευθύνσεις στην "Ιδιαίτερη κοινοποίηση".

• Στο ευρετήριο πρωτοκόλλου μπορεί να χρησιμοποιηθεί σαν όρισμα, η ημερομηνία ορθής επανάληψης.

• Στα αρχεία των αιτημάτων ορίζεται και ο αντίστοιχος συντάκτης.

1.23.012

• Αυτόματη ενημέρωση της τοποθεσίας στην οθόνη του αναλυτικού εφόσον το σύστημα γνωρίζει την οργανωτική μονάδα όπου ανήκει ο χρήστης που δημιουργεί την εγγραφή.

• Αυτόματη ενημέρωση της τοποθεσίας από την οργανωτική μονάδα του συντάκτη αιτήματος πρωτοκόλλου.

• Δυνατότητα ρύθμισης του ύψους εμφάνισης της σφραγίδας με τιμή από 0 (τελείως επάνω) έως 100 (τελείως κάτω).

• Στις ρυθμίσεις της σφραγίδας πρωτοκόλλου (Γενικές Παράμετροι > Σφραγίδα) μπορεί επίσης να οριστεί διαφορετική θέση για τα εισερχόμενα έγγραφα και διαφορετική θέση για τα εξερχόμενα.

Συνοπτικά, η θέση της σφραγίδας καθορίζεται από τις εξής επιλογές:

• δεξιά ή αριστερά
• στην πρώτη ή σε κάθε σελίδα
• ύψος

1.23.011

Η νέα δυνατότητα ορισμού της θέσης της ψηφιακής υπογραφής με απλό κλικ επάνω στη σελίδα του εγγράφου παρέχεται και από το Πρωτόκολλο. Υπάρχουν δυο επιλογές για την ψηφιακή υπογραφή:

• Όπως και πριν, η ψηφιακή υπογραφή μπαίνει αυτόματα στην πρώτη σελίδα, στην επάνω δεξιά γωνία.

• Το έγγραφο προβάλλεται και δίνεται η δυνατότητα επιλογής σελίδας και θέσης υπογραφής. Αφού γίνει η επιλογή αυτή, με το πάτημα ενός κουμπιού ολοκληρώνεται η διαδικασία της υπογραφής και ο χρήστης βλέπει την υπογραφή στο σημείο που επέλεξε.

• Μετά τη διεκπεραίωση αιτήματος η επιστροφή γίνεται στη λίστα των εκκρεμοτήτων

• Προστέθηκε πεδίο ημερομηνίας παραλαβής στα εξωτερικά αρχεία. Αφορά τα συνημμένα/συνοδευτικά έγγραφα

• Νεος τύπος αιτήματος: Επισύναψη. Απλά επισυνάπτει στα εξωτερικά αρχεία το νέο έγγραφο χωρίς άλλες αλλαγές

• Στο σφραγιδάκι εμφανίζεται η ημερομηνία πρωτόκολλου: όταν το έργγραφο αφορά "Εισερχόμενο" τότε εμφανίζεται η ημερομηνία εισόδου ενώ όταν αφορά "Εξερχόμενο" τότε εμφανίζεται η ημερομηνία εξόδου.

• Διάκριση εξωτερικών αρχείων σε κυρίως έγγραφα και συνημμένα/συνοδευτικά

• Βελτίωση στην εξαγωγή του ευρετηρίου Εσωτερικής Διακίνησης σε excel

• Στο ευρετήριο της Εσωτερικής Διακίνησης εμφανίζεται και ο αριθμός πρωτόκολλου της Διεύθυνσης που το παρέλαβε

• Δυνατότητα ακύρωσης ενός αιτήματος μέσα από τη λίστα των αιτημάτων. Ενημερώνει και το Tukanga.

• Δυνατότητα αναζήτησης αιτημάτων με το θέμα του αιτήματος

• Η επιλογή ενός εγγράφου στα Εξωτερικά Αρχεία γίνεται είτε με διπλό κλίκ και έπειτα "Προβολή Αρχείου" είτε επιλέγοντας το κουμπί "Επιλογή".

• Δυνατότητα αποστολής νέας οργανωτικής μονάδας όταν έχει ήδη πραγματοποιηθεί Εσωτερική Αποστολή ενός πρωτοκόλλου σε συγκεκριμένη χρήση. Μέσα από το μενού της εσωτερικής αποστολής εμφανίζεται η εγγραφή της αποστολής και από εκεί δίνεται πλέον η δυνατότητα επιλογής νέας οργανωτικής μονάδας και αποστολής της.

• Στην ηλεκτρονική διακίνηση, εφόσον υπάρχουν εξορισμού αναθέσεις, κατά την επιλογή της διαδικασίας εμφανίζεται αυτόματα στις "Αναθέσεις" η εγγραφή

• Στο ευρετήριο της Εσωτερικής Αποστολής εμφανίζονται πλέον και οι οργανωτικές μονάδες που έχουν επιλεγεί. Επίσης προστέθηκε πεδίο "Ανάθεση" για την αναζήτηση συγκεκριμένης οργανωτικής μονάδας

• Στο ευρετήριο της Εσωτερικής Αποστολής εμφανίζεται πλέον και το "Θέμα" του πρωτοκόλλου και υπάρχει δυνατότητα αναζήτησης με βάση αυτό

• Στην αποστολή email από την οθόνη εξωτερικών αρχείων υπάρχει δυνατότητα ορισμού περισσοτέρων παραληπτών είτε επιλέγοντας από τη λίστα είτε γράφοντας ένα νέο email. Μετά το τέλος της αποστολής εμφανίζει ενημερωτικό μήνυμα επιτυχούς λειτουργίας.

• Διόρθωση στην προβολή εξωτερικών αρχείων όταν η περιγραφή τους περιέχει πολλά κενά

• Κατα τη διεκπεραίωση ενός αιτήματος ή κατά την υπογραφή με ακριβές αντίγραφο το επισυναπτόμενο αρχείο αποστέλλεται πίσω στην προέλευση του ως νεα έκδοση

1.23.010

• Οι αλλαγές σε ένα έγγραφο από το Πρωτόκολλο γίνονται νέες εκδόσεις στο Τukanga